Zahlreiche Übersetzungen in zahlreichen Sprachen...

Mittelständische Unternehmen in Deutschland exportieren durchschnittlich in sieben Länder. Das bedeutet auch: es werden zahlreiche Übersetzungen in die Sprachen der Zielländer benötigt. Übersetzungskosten übersteigen in den meisten Technischen Redaktionen bei weitem die Kosten für die Erstellung und Verteilung der eigentlichen Dokumentation.

Viele Unternehmen suchen deshalb nach Möglichkeiten, die Kosten und Aufwände für Übersetzungen zu minimieren. Denn: Auf Übersetzungen zu verzichten ist sowohl aus rechtlichen Gründen wie auch aus Sicht der Kundenbindung keine Lösung.

Warum schaffen Übersetzungen häufig Probleme?

Übersetzungen sind für die meisten Unternehmen ein organisatorischer Flaschenhals:

  • Da die Übersetzungen am Ende der Prozesskette stehen, multiplizieren sich hier die Verzögerungen und Prozessstörungen, die zuvor in Entwicklung und Technischer Redaktion aufgetreten sind.
     
  • Gleichzeitig ist die Übersetzung meist die erste Prozessphase, in der ein externer Blick auf den Content aus der Technischen Redaktion geworfen wird. In dieser Phase kommt es deshalb zu vielen Nachfragen und Klärungen von Ungenauigkeiten, die zuvor so noch nicht aufgefallen waren.
     
  • Das drängendste Problem für die meisten Unternehmen sind jedoch die hohen Kosten, die durch Übersetzungen verursacht werden. Denn jede zusätzliche Zielsprache vervielfacht die kommunikativen Kosten des Unternehmens.

Die Lösung: SCHEMA ST4

Eine Lösung für all die oben genannten Herausforderungen ist unser XML-basiertes Redaktionssystem SCHEMA ST4. Mit SCHEMA ST4 wird das Management Ihrer Übersetzungen zum Kinderspiel!

SCHEMA ST4 als Component Content Management System kann auf vielfältige Art dazu beitragen, Übersetzungskosten zu senken. Es hält die Inhalte aller Dokumentationen eines Unternehmens als Module vor. Da diese Module oft in vielen Dokumentationen gleichzeitig verwendet werden, muss jedes Modul nur noch einmal übersetzt werden und kann anschließend in vielen Anleitungen eingesetzt werden.  

SCHEMA ST4 stellt außerdem ein leistungsfähiges Sprachmanagement bereit, bei dem sich für jede Content-Einheit (also z. B. auch Bilder, Tabellen, Videos) festlegen lässt, ob sie sprachneutral ist oder einer bestimmten Sprache zugeordnet ist. Außerdem bietet SCHEMA ST4 eigene Mittel, um Terminologie direkt im System zu verwalten und dadurch schon beim Erstellen der Dokumentation für einheitliche Formulierungen zu sorgen. Denn einheitliche Formulierungen müssen in moderner Übersetzungssoftware nur einmal übersetzt werden, auch wenn sie an ganz unterschiedlichen Stellen in den Anleitungen auftauchen. Dieses Prinzip wird “Wiederverwendung“ genannt - es senkt Ihre Kosten deutlich! 

SCHEMA ST4 bietet ausgefeilte Mechanismen, um die Übersetzungsprozesse zu unterstützen. Jedes Content-Element ist bezüglich seines Übersetzungsstatus klassifiziert, d. h. es „weiß“ ob bereits eine aktuelle Übersetzung vorliegt, ob sich das Element in Übersetzung befindet oder ob eine Übersetzung noch fehlt. Übersetzungsreports geben zu jeder Zeit einen klaren Überblick, wie es um den Fortgang des Übersetzungsprozesses steht. Durch Automatisierungsmechanismen erledigen sich viele Arbeitsschritte von allein, z. B. die Veranlassung einer redaktionellen Prüfung, sobald eine Übersetzung vom Dienstleister zurückgeschickt wird. Außerdem ist SCHEMA ST4 durch Schnittstellen und Standards (z. B. COTI, TBX) an alle gängigen Übersetzungswerkzeuge angebunden, wie z. B. Translation Memory Software und Terminologiemanagement Systeme. 

Es gibt verschiedene Ansatzpunkte in SCHEMA ST4, mit denen sich Rückfragen und Prozessstörungen verringern lassen. Allein schon die bessere Anbindung an die Übersetzungssysteme erleichtert die Zusammenarbeit; viele Abläufe lassen sich automatisieren. Eine wichtige Basis für funktionierende Übersetzungen sind außerdem gut gepflegte Terminologiedaten, die dafür sorgen, dass Begriffe einheitlich verwendet werden. Dazu gibt es eigenständige Softwaresysteme, aber auch interne Mechanismen in SCHEMA ST4, die den Umgang mit Terminologie erleichtern. So lässt sich z. B. der Terminologiebestand innerhalb von SCHEMA ST4 als Termbrowser ausgeben und den Übersetzern zugänglich machen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie nur die Contentmodule zur Übersetzung freigeben, die tatsächlich benötigt werden. Für die Übersetzungsdienstleister ist allerdings auch der Kontext wichtig, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dies lässt sich für die Quellsprache wie auch für die Zielsprache mitliefern. 

In SCHEMA ST4 werden die Inhalte als XML-basierte Daten vorgehalten. XML erlaubt es, viele inhaltliche und strukturelle Prüfschritte automatisch durchzuführen. So lässt sich zum Beispiel  prüfen, ob Bildbeschriftungen vollständig übersetzt wurden, ob Textteile fehlen oder ob der Content-Umfang zwischen Ausgangs- und Zielsprache stark voneinander abweicht (was auf eine unvollständige Übersetzung hindeutet). 

Außerdem verfügt SCHEMA ST4 über Möglichkeiten, Content terminologisch zu prüfen oder auch durch linguistische Software auf verschiedene Stilmerkmale (z. B. Passivverwendung, Substantivierung) hin zu untersuchen. So lässt sich auch ohne Kenntnis der Zielsprache erkennen, ob die Übersetzungsqualität den Anforderungen entspricht. 

Schon gewusst...?

Übersetzungsmanagement bedeutet mehr, als nur dafür zu sorgen, dass jedes Dokument in jeder benötigten Sprache vorliegt. Übersetzungsmanagement bedeutet, einen zuverlässigen Prozess und eine Infrastruktur aufzubauen, mit denen Übersetzungen der relevanten Dokumente möglichst einfach, schnell und kostengünstig bei hoher Qualität und Zuverlässigkeit hergestellt werden.

Um ein Übersetzungsmanagement zu etablieren, ist die Festlegung terminologischer Standards notwendig. Es muss ein Verfahren eingerichtet werden, das bestimmt, welche Dokumentteile übersetzungsrelevant sind. Zusätzlich sind Werkzeuge und Übergabe-Schnittstellen zwischen Technischer Redaktion und (internen oder externen) Übersetzungsdienstleistern festzulegen. Außerdem muss ein Prozess definiert werden, mit dem Technische Redaktionen einen Eindruck von der Qualität der übersetzten Dokumente erhalten, auch wenn sie die Zielsprachen nicht selbst beherrschen. Übersetzungsmanagement ist also eine komplexe Teilaufgabe der Technischen Redaktion mit zahlreichen organisatorischen Aspekten.

Das bietet Ihnen SCHEMA ST4:

  • Strukturelle Wiederverwendung von Inhalten: Keine Dublettenübersetzungen von Inhaltsbausteinen
  • Terminologie bereits bei der Inhaltserfassung im Editor
  • Ähnliche Satzsuche im Editor: Wiederverwendung auf Satzebene
  • Übersetzungsexporte in bekannten Standardformaten (XML / COTI Level 1+2+3)
  • Automatisierte Export-/ Importmechanismen (COTI Level 2 / 3)
  • Regelbasierte Inhaltsprüfung vor Übersetzungsexport im Reporting Center
  • Unterstützung des übersetzungsgerechten Schreibens
  • Sprachneutrale Layouts – ein Layout für alle Sprachen
  • Sprachneutrale Strukturen

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