Redaktionssysteme für die Technische Doku

Sie möchten sich informieren, ob ein CMS eine Lösung für Ihre Problemstellung sein kann? Mit diesem Ratgeber geben wir Ihnen Tipps an die Hand, die Ihnen die Konzeptionsphase bei der Einführung einer Redaktionslösung und die anschließende Systemauswahl erleichtern. Kurz gesagt, es geht um die Frage: „Wann ist ein Redaktionssystem die richtige Lösung für mich und meine Redaktion?“

Mit diesem dritten Whitepaper wollen wir Ihnen die konkrete Einführung eines CMS-Systems erleichtern. Denn eine gelungene Einführung hängt nicht nur vom Systemanbieter ab. Je besser Sie selbst auf die Umstellung Ihrer Arbeitsweisen vorbereitet sind, desto leichter fällt auch die Einführung. Und desto früher profitieren Sie von dem Nutzen Ihres neuen CCMS. Damit Sie die Einführung Ihres Redaktionssystems optimal vorbereiten können, haben wir für Sie hier viele nützliche Tipps und Informationen gesammelt. Außerdem bietet Ihnen dieses Whitepaper einige Checklisten, mit denen Sie die wichtigsten Aufgaben Schritt für Schritt abhaken können.

In vielen Unternehmen wird die Dokumentation von sehr kleinen Teams erstellt, oft sogar nur von einer einzelnen Person. Meistens entwickeln solche Redaktionen eine hohe Leistungsfähigkeit im Umgang mit Redaktionswerkzeugen wie Word oder InDesign. Fast immer wird aber irgendwann einmal ein Punkt erreicht, an dem es nicht mehr ausreicht, das Bestehende nur weiter zu optimieren. Viele Redaktionen sind in dieser Situation ratlos. Gelegentlich wird der Versuch gemacht, durch selbst entworfene Skripts Vorgänge zu automatisieren - oft nur mit begrenztem Erfolg. Eine nachhaltigere Lösung bietet hier ein Component Content Management System (CCMS). Allerdings befürchten manche Redaktionen, dass diese Werkzeuge für sie überdimensioniert sind. Doch ist das so? Lassen Sie uns gemeinsam schauen, ob eine kleine Redaktion und ein CCMS nicht doch ein „perfect match“ sein können.

Software-Hersteller bieten Interessierten viele Möglichkeiten, ihre Redaktionssysteme kennenzulernen – sei es bei Webinaren oder in Live-Demos. Doch auf welche Aspekte sollten Sie besonders achten? Und bei welchen Themen lohnt es sich, gezielt nachzuhaken? Wir haben die zwölf wichtigsten Fragen, die Sie Anbietern bei der Auswahl Ihres neuen Redaktionssystems stellen sollten, zusammengetragen. Als Experte stand uns Stefan Gruber-Barowitsch zur Verfügung. Mit seinem Unternehmen Congram ist der Berater auf die Technische Dokumentation spezialisiert und begleitet Kunden in Österreich bei der Planung und Einführung des Redaktionssystems SCHEMA ST4. Dank seiner vielzähligen Kundenkontakte und seiner langjährigen Erfahrung als Technischer Redakteur in der Unternehmenswelt weiß er genau, worauf Sie im Auswahlprozess besonderen Wert legen sollten. Am Ende dieses White Papers finden Sie darüber hinaus eine Checkliste zum Ausfüllen, die Ihnen als nützlicher Leitfaden für Ihre Gespräche mit Anbietern dient.

Die Technische Dokumentation Kunden nicht mehr nur auf Papier, sondern auch online zur Verfügung zu stellen, ist in vielen Unternehmen heute Standard. Doch (zu) häufig beschränken sich Unternehmen (noch) darauf, nur das für den Druck vorgesehene PDF auf die eigene Website zu stellen. Dabei geht es durchaus nutzer- freundlicher – wenn Technische Redakteure und die SEO Experten aus dem Marketing ihre Kompetenzen bündeln. Wie das konkret funktioniert, zeigen Natalia Wrobel und Klaus Fleischmann von Kaleidoscope in diesem Whitepaper.

Metadaten sind die versteckten Helfer im Hintergrund, dank derer Sie direkt zur gewünschten Information gelangen. Sie bringen Ordnung in den großen Datendschungel und sorgen dafür, dass Sie eine Menge Zeit sparen. Wir zeigen Ihnen, weshalb Metadaten in der Technischen Redaktion nützlich sind und für welche Anwendungsfälle Sie gar nicht ohne auskommen. Außerdem räumen wir einige Mythen aus dem Weg und zeigen auf, wie Sie Metadaten Schritt für Schritt einführen.