Technische Redaktionen verlieren Zeit durch Varianten, Sprachen und Freigaben, die sich eigentlich automatisieren lassen. SCHEMA ST4 ist ein cloudbasiertes XML-Redaktionssystem, das weltweit von mehr als 600 Unternehmen eingesetzt wird und das genau diese Herausforderungen löst. KI-Funktionen sind direkt integriert, kein Zusatzmodul nötig.
Von der Inhaltserstellung bis zur Publikation auf allen Kanälen: ST4 begleitet den gesamten Prozess, strukturiert, skalierbar und ohne Reibungsverluste.
ST4 trennt Inhalt, Struktur und Layout. Redakteurinnen und Redakteure arbeiten im integrierten XML-Editor mit strukturierten Inhalten, ohne sich um Formatierung kümmern zu müssen. KI-gestützte Autorenunterstützung prüft Sprache, Terminologie und Stil in Echtzeit. Das Ergebnis: konsistente Dokumentation, die sich für jede Ausgabe eignet.
Inhaltsbausteine werden einmal erstellt und in beliebig vielen Varianten wiederverwendet. Metadaten steuern, was wo erscheint. Ändert sich ein Warnhinweis oder eine Spezifikation, wird die Änderung einmal vorgenommen und wirkt sofort in allen betroffenen Dokumenten. Manuelles Nachziehen und Versionschaos gehören damit der Vergangenheit an.
Freigabeprozesse laufen vollständig in ST4 ab. Alle Beteiligten sehen denselben Stand, Kommentare sind direkt am Inhalt verankert, und der Status jedes Dokuments ist jederzeit nachvollziehbar. Weil Abstimmung nicht mehr per E-Mail und Dateianhang stattfindet, sinkt der Review-Aufwand spürbar. Am Ende ist eindeutig, welche Version die freigegebene ist.
Für mehrsprachige Inhalte bietet ST4 ein klassisches, sehr leistungsstarkes Übersetzungsmanagement, das Teams bei komplexen Sprachprojekten zuverlässig unterstützt. Mit der ST4 AI Language Factory geht dieser Schritt noch weiter, denn sie automatisiert den Übersetzungsworkflow mit Hilfe von KI weitgehend und macht ihn dadurch deutlich schneller und effizienter.
Technische Redaktionen stehen heute unter doppeltem Druck. Im Tagesgeschäft wachsen Varianten, Sprachen und Ausgabekanäle, während Ressourcen gleichbleiben oder schrumpfen. Wer dann noch mit Word, InDesign oder dateibasierten Prozessen arbeitet, verliert Zeit an Stellen, die sich längst automatisieren ließen.
Gleichzeitig verändert sich die Rolle der Technischen Dokumentation grundlegend. Die EU-Maschinenverordnung 2023/1230 macht ab Januar 2027 die digitale Betriebsanleitung möglich und verschärft die Anforderungen an Granularität und Nachvollziehbarkeit. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz verpflichtet viele Hersteller, ihre Dokumentation barrierefrei auszuliefern. Themen wie der Digitale Produktpass kündigen sich an. Und KI-Anwendungen, von Chatbots bis zu Wartungsagenten, brauchen eine verlässliche Wissensbasis. Strukturierte technische Inhalte werden damit zur Source of Truth, auf die sich andere Systeme stützen.
ST4 ist für diese Herausforderungen gebaut. Inhalte entstehen modular, sind sauber mit Metadaten und Taxonomien klassifiziert und stehen über offene Schnittstellen jedem System zur Verfügung, das sie braucht. Routineaufgaben übernimmt das System, regulatorische Anforderungen sind im Standard abgedeckt, und der Betrieb läuft zuverlässig und skalierbar aus der Cloud.

Anna
Technische Redakteurin
Eine neue Maschinenvariante soll dokumentiert werden. Früher bedeutete das fünf Dokumente öffnen, Inhalte manuell abgleichen und Änderungen an mehreren Stellen nachziehen. Stunde um Stunde verbrachte Anna damit, dieselbe Änderung in jedem einzelnen Dokument von Hand nachzuziehen, immer hochkonzentriert, denn ein einziger übersehener Abgleich konnte sich unbemerkt durch mehrere Dokumente ziehen. Diese Arbeit war zeitaufwändig und fehleranfällig, ohne dass am Ende wirklich etwas an den Inhalten selbst verbessert worden wäre.
Heute passt sie die Metadaten an, und ST4 zieht die richtigen Bausteine automatisch zusammen. Die Autorenunterstützung meldet, wenn ein Begriff nicht der Vorzugsbenennung entspricht oder ein Satz klarer formuliert werden könnte. Das Ergebnis ist in einem Bruchteil der Zeit fertig und konsistenter als zuvor. Anna gewinnt Zeit für das, was ihr wichtig ist, nämlich verständliche Inhalte, die Anwendern wirklich helfen, die Maschine zu bedienen.

Michael
Leiter Technische Dokumentation
Früher liefen Freigaben per E-Mail, Versionen wurden per Dateiname verwaltet, und der Übersetzungsstatus steckte in einer Tabelle, die niemand aktuell hielt. Vor jedem Audit begann das manuelle Zusammensuchen, und im Hinterkopf blieb die Sorge, ob am Ende wirklich jeder Nachweis vorliegt.
Heute sieht Michael auf einen Blick, welche Inhalte freigegeben sind, welche in Übersetzung und welche noch offen. Übersetzungen werden nur für geänderte Bausteine ausgelöst, und jede Änderung ist im System nachvollziehbar. Wenn ein Audit kommt, liegen die Nachweise bereit. Was sich für Michael am stärksten verändert, ist das Gefühl, den Überblick zu haben. Statt Risiken zu verwalten, kann er die Technische Dokumentation als das positionieren, was sie ist: ein verlässlicher Teil der Wertschöpfung.

IT und Geschäftsleitung
Infrastruktur und Entscheidung
Kein eigener Server, keine Wartungsfenster und keine Updateprojekte, die das Tagesgeschäft blockieren. ST4 läuft in der Cloud, ist nach ISO 27001 zertifiziert, speichert Daten auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Updates kommen automatisch. Die Integration in ERP- und PLM-Systeme läuft über offene Schnittstellen, sodass die IT die Kontrolle behält, ohne den Betrieb selbst stemmen zu müssen.
Dokumentation für jede Produktvariante, ohne jedes Mal von vorne anzufangen
Wer Maschinen in vielen Konfigurationen liefert, kennt das Problem: Für jede Variante entsteht ein eigenes Dokument, das bei Änderungen einzeln angepasst werden muss, und irgendwann weiß niemand mehr, welche Version aktuell ist.
ST4 löst das über modulare Inhalte und Metadaten. Inhaltsbausteine werden einmal erstellt und über Filterbedingungen gezielt in die passenden Varianten eingebunden. Muss ein Warnhinweis oder eine technische Spezifikation angepasst werden, genügt eine einzige Änderung, die automatisch in allen betroffenen Dokumenten übernommen wird. Kunden berichten von durchschnittlich 30 -60 % Zeitersparnis durch die Wiederverwendung von Inhalten.
Weniger Übersetzungsvolumen und schnellere internationale Bereitstellung
Übersetzungen gehören zu den größten Kostenfaktoren in der Technischen Redaktion. Wer Inhalte dokumentenbasiert pflegt, übersetzt häufig denselben Text mehrfach, weil er mit Copy&Paste unkontrolliert in verschiedenen Dokumenten vorkommt.
ST4 reduziert das Übersetzungsvolumen strukturell: Inhaltsbausteine werden nur einmal übersetzt, und bereits übersetzte Textbausteine stehen für neue Projekte sofort zur Verfügung.
Die Zusammenarbeit mit externen Übersetzungsbüros läuft über eine standardisierte Schnittstelle auf COTI-Basis, sodass Export, Übergabe und Reimport ein strukturierter Prozess sind und kein manueller Aufwand.
Wenn Sie den nächsten Schritt gehen und klassische Übersetzungsworkflows grundlegend ersetzen wollen, finden Sie weiter unten mehr zur ST4 AI Language Factory.
Weniger Review-Aufwand und mehr Überblick
Freigabeprozesse, die per E-Mail laufen, erzeugen Versionschaos. Kommentare kommen aus verschiedenen Quellen, niemand hat den vollständigen Überblick, und am Ende ist unklar, welche Version die finale ist.
In ST4 läuft der gesamte Freigabeprozess im System. So sehen alle Beteiligten denselben aktuellen Stand, Kommentare bleiben direkt am Inhalt verankert, und der Status jedes Dokuments lässt sich jederzeit nachvollziehen. Weil Abstimmung nicht mehr außerhalb des Systems stattfindet, sinkt der Review-Aufwand um bis zu 50 %.
ST4 als Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft
Technische Daten entstehen in PLM- und ERP-Systemen. Wenn diese Daten manuell ins Redaktionssystem übertragen werden, entstehen Fehler und Verzögerungen. Und wenn eine Produktbestellung im ERP-System einen Dokumentationsauftrag auslösen sollte, passiert das ohne Systemintegration schlicht nicht.
ST4 bindet bestehende Systeme über offene Schnittstellen an, sodass technische Daten automatisch ins Redaktionssystem fließen und aktuell bleiben. Workflows lassen sich systemübergreifend auslösen, was manuelle Aufgaben reduziert und das Risiko senkt, dass Dokumentation und Produkt auseinanderlaufen.
Einmal einrichten, immer wieder verwenden, unabhängig von externer Unterstützung
Viele Redaktionen sind bei Layout-Anpassungen auf externe Dienstleister angewiesen. Jede Änderung am Corporate Design, jede neue Ausgabevariante bedeutet ein Projekt, eine Rechnung, eine Wartezeit.
In ST4 gestalten Sie Layoutvorlagen selbst, ohne Programmierkenntnisse. Die Inhalte fließen automatisch ein. Nach einer initialen Schulung durch Quanos-Trainer kann Ihr Team Layouts eigenständig erstellen und anpassen. Das macht Sie unabhängig von externer Unterstützung und reduziert den gestalterischen Aufwand bei jeder neuen Betriebsanleitung spürbar. Ob PDF im Corporate Design, HTML für die Website oder Ausgabe auf eine Maschinensteuerung: Das Format wird einmal definiert und danach automatisch angewendet.
Weniger Abhängigkeit von einzelnen Köpfen
Wenn Dokumentationswissen in den Köpfen einzelner Redakteurinnen und Redakteure steckt, ist das ein Risiko. Bei Personalwechsel, Urlaub oder Krankheit entstehen Lücken, und neue Teammitglieder brauchen lange, bis sie produktiv arbeiten können.
ST4 strukturiert Wissen so, dass es im System liegt und nicht im Kopf. Inhaltsbausteine sind auffindbar, Prozesse sind dokumentiert, und Terminologie ist hinterlegt und wird beim Schreiben automatisch geprüft. Neue Redakteurinnen und Redakteure finden sich schneller zurecht, weil das System sie aktiv unterstützt.
Moderne Software denkt KI mit. Deshalb ist KI fester Bestandteil von ST4: kein separates Modul, kein Add-on, sondern Teil des Standardfunktionsumfangs. Diese vier KI-Werkzeuge unterstützen Technische Redaktionen unmittelbar in der täglichen Arbeit.

Metadaten manuell zu vergeben ist zeitaufwändig und fehleranfällig, besonders bei großen Inhaltsmengen. Der AI Jetpack automatisiert diesen Schritt: Er analysiert Ihre Inhalte und vergibt Metadaten präzise und konsistent.
✓ Automatisierte, präzise Metadatenvergabe durch Inhaltsanalyse
✓ Reduzierung manueller Fehlerquellen
✓ Zeitersparnis bei Klassifikation und Strukturierung
✓ Schafft die Grundlage für KI-Anwendungen wie Chatbots oder Serviceportale
✓ Optional erweiterbar mit ST4 AI Jetpack plus für individuelle Anforderungen

Technische Inhalte zu formulieren kostet Zeit, besonders wenn Ausgangsmaterial wie Risikoanalysen oder Stücklisten erst in verständliche Anleitungstexte übersetzt werden müssen. Der AI Writer unterstützt direkt beim Schreiben.
✓ Aus Stichworten, Fließtext oder Risikoanalysen werden präzise Warnhinweise und strukturierte Handlungsanweisungen
✓ Passivformulierungen werden automatisch in Aktivformulierungen umgewandelt, wobei die fachliche Aussage erhalten bleibt
✓ Eine gemeinsame Prompt-Bibliothek stimmt die Vorgaben auf Branche und Dokumentart ab und sorgt für konsistente, kontrollierte Ergebnisse
✓ Kein Umweg über externe Chatbots, da die Transformation direkt auf den Inhalten in ST4 stattfindet

Der AI Translator erstellt automatische Vorübersetzungen auf Basis des DeepL-Übersetzungsdienstes, direkt aus ST4 heraus. Bereits übersetzte Bausteine stehen für neue Projekte sofort zur Verfügung.
✓ Automatische Vorübersetzung technischer Inhalte
✓ Beschleunigte internationale Bereitstellung von Dokumentationen
✓ Effizientere Übersetzungsprozesse
✓ Erhöhte Reichweite durch Mehrsprachigkeit

Die Autorenunterstützung prüft Texte in Echtzeit auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil.
✓ Inkonsistente oder unzulässige Begriffe werden erkannt, und die Vorzugsbenennung wird vorgeschlagen.
✓ Unerlaubte Wortzusammensetzungen erkennt das System automatisch, ohne dass Sie diese zuvor hinterlegen müssen
✓ Das Authoring Memory erkennt ähnliche Textfragmente beim Schreiben und spart Zeit und Übersetzungskosten, weil bereits übersetzte Formulierungen wiederverwendet werden können
Die KI-Funktionen in ST4 sind direkt in die Redaktionsumgebung integriert, sodass Inhalte das System nicht verlassen. Verarbeitet wird in der Quanos Cloud in Deutschland bzw. in der EU, DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert. Damit entfällt die Frage, was mit den eigenen Daten in einem fremden Chatbot passiert, und es braucht kein zusätzliches Abo bei einem internationalen KI-Anbieter.
Für Redaktionen bedeutet das einen pragmatischen Einstieg in den Einsatz von KI. Routineaufgaben lassen sich heute spürbar entlasten, und gleichzeitig wächst die KI-Kompetenz im Team. Wer mit Prompts experimentieren möchte, tut das in der vertrauten Arbeitsumgebung und nicht in einem fremden Tool.
ST4 Automation ist die meistgenutzte Erweiterung in ST4, und mehr als 100 Kunden setzen sie heute ein. In der Cloud verändern sich die Anforderungen an Automatisierung grundlegend: Prozesse müssen asynchron laufen, skalierbar sein und sich nahtlos mit anderen Systemen verbinden lassen.
ST4 Cloud Automation ist die Antwort darauf: eine cloud-native Automatisierungslösung, gebaut für das KI-Zeitalter. Sie basiert auf dem Industriestandard BPMN 2.0 und ist voll skalierbar, beliebig erweiterbar und zukunftssicher.
ST4 Cloud Automation eröffnet drei neue Wege, KI in Redaktionsprozesse zu integrieren:
Workflows per Prompt bauen
Automatisierungslogik beschreiben, statt sie zu programmieren.
KI trifft Entscheidungen
Innerhalb der Prozesse, regelbasiert und kontextbezogen.
AI Agents steuern ST4 autonom
Für vollständig automatisierte Redaktionsabläufe.
Ein substanzieller Teil des redaktionellen Budgets fließt in Lokalisierung. Klassische Sprachdienstleister sind teuer und langsam, und einfache Machine Translation allein genügt den Qualitätsanforderungen technischer Dokumentation nicht.
Die ST4 AI Language Factory schließt diese Lücke als virtueller Sprachdienstleister direkt in ST4, günstig, schnell und vollautomatisiert. Verfügbar für alle europäischen Sprachen sowie zukünftig auch Chinesisch, Koreanisch und Japanisch. Entwickelt gemeinsam mit ESTeam, einem Anbieter für multilinguale Knowledge Systems und Pionier im Bereich LangOps.
günstiger als klassische Lokalisierungs-Workflows in vielen Fällen, mit Preisen von bis zu einem Cent pro Wort.
Beispiel: Ein Getting-Started-Guide mit 20 Seiten und 8.000 Worten kostet klassisch häufig 800 € und mehr. Mit der Language Factory sind es 30 €.
Ausgewählte Pilotkunden sind in der zweiten Jahreshälfte 2026 gestartet, ab Januar 2027 können alle ST4 Cloud-Kunden diesen Dienst buchen.
ST4 ist ein XML-Redaktionssystem, das Inhalt, Struktur und Layout konsequent trennt. Das ist die Grundlage dafür,
dass Inhalte modular erstellt, mehrfach verwendet und in beliebige Ausgabeformate publiziert werden können.

✓ Inhaltsbausteine einmal erstellen und beliebig oft wiederverwenden
✓ Änderungen wirken automatisch an allen Verwendungsstellen
✓ Weniger Pflegeaufwand und keine Inkonsistenzen

„Ich muss zeigen, dass Dokumentation einen messbaren Beitrag leistet. Und gleichzeitig sicherstellen, dass regulatorische Anforderungen erfüllt sind."
Michael
Leiter Technische Dokumentation
✓ Freigabeprozesse sind auditfähig und jederzeit nachvollziehbar: bis zu 50 % weniger Review-Aufwand
✓ Variantenmanagement skaliert mit dem Produktportfolio, ohne zusätzliche Ressourcen
✓ Übersetzungen werden nur für geänderte Bausteine ausgelöst: 30 - 70 % geringeres Übersetzungsvolumen pro Release
✓ Barrierefreie PDF-Ausgabe ist im Standard enthalten, ohne Zusatzkosten

„Ich will mich auf Inhalte konzentrieren. Nicht auf Koordination, Formatierung und das Nachverfolgen von Versionen.“
Anna
Technische Redakteurin
✓ Autorenunterstützung prüft Sprache und Terminologie in Echtzeit: weniger Korrekturrunden und mehr Fokus auf Inhalte
✓ Authoring Memory erkennt ähnliche Textfragmente und schlägt Wiederverwendung vor: Bis zu 50 % Zeitersparnis beim Schreiben
✓ AI Writer unterstützt beim Formulieren und Strukturieren technischer Inhalte
✓ Freigaben laufen im System, kein E-Mail-Ping-Pong mehr: Bis zu 80 % weniger Abstimmungsaufwand

„Wir brauchen eine Lösung, die sicher betrieben werden kann, sich in bestehende Systeme integriert und keinen eigenen Serverbetrieb erfordert."
IT und Geschäftsleitung
Infrastruktur und Entscheidung
✓ ISO 27001-zertifiziert, Daten auf Servern in Deutschland
✓ Keine lokale Infrastruktur erforderlich: Deutlich geringere IT-Betriebskosten gegenüber On-premises
✓ Offene Schnittstellen zu ERP- und PLM-Systemen, Workflows lassen sich systemübergreifend automatisieren
✓ Kontinuierliche Updates ohne eigene Wartungsaufwände
„Hätten wir unter der vorherigen Prozesskette weitergearbeitet, wären die Übersetzungskosten nicht mehr tragbar gewesen.“
ottobock
Zum Interview
„Der größte Vorteil ist, dass ich mich jetzt kaum noch um das Layout kümmern muss. Durch die Trennung von Inhalt und Layout kann ich mich auf das Wesentliche konzentrieren.“
Bosch Engineering Ulrich Michelt
Zum Interview
„Es gibt kein stupides Copy + Paste mehr und keine ärgerlichen Übertragungsfehler. Meine Arbeit besteht nun weniger aus Schreiben und mehr aus Planen und Auszeichnen. Insgesamt ist die Arbeit durch SCHEMA ST4 für mich schneller, leichter und effizienter geworden.“
bess AG Katrin Thelen
Zum Interview
„Wir sind sehr erfreut darüber, dass SCHEMA ST4 im Web läuft. Der Umstieg auf ST4 in der Cloud war für uns der ideale Schritt, um nicht nur die Digitalisierungsstrategie der WEINIG-Gruppe auch in der Technischen Redaktion voranzutreiben, sondern auch um Ressourcen zu bündeln und die gruppenweite Kommunikation zu optimieren. Die redaktionellen Abläufe konnten über alle Standorte hinweg harmonisiert werden.“
Weinig Grecon GmbH & Co Dr. Rainer Vollmer | Chief Information Officer
„Dank des hohen Funktionsumfangs bei gleichzeitiger Nutzerfreundlichkeit meistern wir mit SCHEMA ST4 sämtliche Herausforderungen unseres Redaktionsalltags. Die Projektarbeit mit Quanos ist durchweg professionell, die Zusammenarbeit mit dem Projektmanager stets konstruktiv. Fragen und Wünsche bearbeitet und löst Quanos im Handumdrehen.“
Bizerba SE & Co. KG Markus Strittmatter | Global Information Technology
Ja, mit allem Vertrauten: derselbe Funktionsumfang, dieselben Workflows, dieselbe Benutzeroberfläche. Hinzu kommt, was nur in der Cloud möglich ist. Updates und neue Funktionen stehen sofort allen Nutzern zur Verfügung, ohne Wartungsfenster und ohne Updateprojekte. Die klassischen ST4-Funktionen laufen dabei weiterhin ausschließlich in der Quanos Cloud in Deutschland, während die KI-Funktionen von ST4 in Deutschland und in der EU verarbeitet werden. Neue Lösungen wie die ST4 AI Language Factory und ST4 Cloud Automation sind in dieser Umgebung verfügbar. Eigene Serverinfrastruktur ist nicht erforderlich, und das System ist von überall im Browser erreichbar.
Die ST4 Cloud ist nach ISO 27001 zertifiziert. Alle Kundendaten liegen auf Servern in Deutschland und unterliegen der DSGVO. Quanos hat seinen Sitz in Deutschland und ist an die europäische Gesetzgebung gebunden.
Ja. ST4 bietet offene Schnittstellen zu ERP-, PLM- und Translation-Memory-Systemen sowie zu weiteren Tools. Systemübergreifende Workflows lassen sich so automatisieren, dass Daten nicht mehr manuell übertragen werden müssen.
Nein. ST4 AI Jetpack, ST4 AI Writer, ST4 AI Translator und die ST4 Cloud Autorenunterstützung sind ohne Mehrkosten in ST4 Cloud enthalten. Für individuelle Erweiterungen wie ST4 AI Jetpack plus gibt es optionale Add-ons.
Quanos begleitet die Einführung von Anfang an: Datenmigration, Konfiguration, Training und laufender Support. Das Trainerteam besteht aus Fachleuten, die selbst Erfahrung in der Technischen Redaktion haben.
Ein Redaktionssystem wie ST4 lohnt sich, sobald Technische Dokumentation in mehreren Varianten, mehreren Sprachen oder auf mehreren Kanälen entsteht. Klassische Anzeichen sind: dieselben Inhalte werden in verschiedenen Dokumenten gepflegt, Übersetzungskosten steigen schneller als das Produktportfolio, Freigaben laufen über E-Mail und niemand weiß sicher, welche Version aktuell ist. Typische Anwender kommen aus dem Maschinen- und Anlagenbau, der Medizintechnik, der Elektronik- und Automobilindustrie sowie aus regulierten Branchen mit hohen Nachweispflichten. Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Komplexität der Dokumentation. Wenn manuelle Koordination spürbar Zeit kostet, ist der Punkt erreicht, an dem sich ein Redaktionssystem rechnet.
Wenn Ihre Redaktion wächst, mehr Varianten liefert, mehr Sprachen bedient und mehr Kanäle bespielt, dann ist der Zeitpunkt gekommen, Prozesse so aufzustellen, dass sie das tragen.
Sprechen Sie mit uns. Wir zeigen Ihnen ST4 in einer Live Demo, anhand Ihrer konkreten Anforderungen und ohne allgemeine Produktpräsentation.