Berliner Stadtreinigung

Innovatives Ersatzteilmanagement: Kataloge für Ersatzteile, Arbeitswerte und Alternativteile

Die Berliner Stadtreinigung (BSR) ist Betreiberin eines großen Fuhrparks, bei dem laufend Wartungsarbeiten und Reparaturen anfallen. Mit dem CATALOGcreator^® lassen sich Ersatzteile für die Servicetechniker im 2D-Katalog leicht identifizieren. Weitere Highlights des Pilotprojekts sind die Ausgabe von Arbeitswert-Katalogen, die Garantieprüfung von Ersatzteilen sowie die automatisierte Identifizierung von Alternativteilen.

Unternehmen

Die Berliner Stadtreinigung (BSR) steht als kommunales Unternehmen für Entsorgungssicherheit, Sauberkeit, soziale Verantwortung und Nachhaltigkeit. Das Unternehmen ist mit über 5.000 Beschäftigten der größte kommunale Entsorger Deutschlands. Das Kerngeschäft gliedert sich in Müllabfuhr, Abfallverwertung, Straßenreinigung und Winterdienst.

Ausgangssituation

Die Stadtreinigung verfügt über eine sehr große Fahrzeugflotte mit allein rund  1.900 Spezialfahrzeugen wie Müllfahrzeuge, Kehrmaschinen und Multicars. Insgesamt müssen knapp 2.700 Equipments – dies sind Fahrzeuge sowie Auf- und Anbauten – regelmäßig gewartet werden. Erschwerend kommt hinzu, dass diese Equipments von unterschiedlichen Herstellern wie Daimler, MAN oder anderen namenhaften Herstellern stammen.

Michael Kupper, der Gruppenleiter IT-Koordination bei der BSR, erläutert: „Unsere Abwicklung der Ersatzteilidentifizierung und Bestellung war einfach nicht mehr zeitgemäß.“ Es gab bis dato verschiedene Quellen, die wichtige Informationen für die Wartung des eigenen Fuhrparks bereithielten wie PDF-Dateien, Papierunterlagen oder Bestellfaxe. Arbeitswerte-Kataloge fehlten ganz, diese Informationen pflegte man in einer Access-Datenbank.

Anforderungen

Beim kommunalen Entsorger arbeitete man bereits mit der Instandhaltungsanwendung von SAP. Die Anforderungen an eine Software für elektronische Kataloge waren:

• Vermeidung von Medienbrüchen
• Integration von Arbeitswertekatalogen sowie die
• Integration der Ersatzteilbestellung in einer IT-Lösung und
• Austausch der Daten über Warenkörbe mit der Instandhaltung in SAP .

Ziel war es, die Fahrzeugteile für die internen Abteilungen, die die Fahrzeuge warten und reparieren, leicht zu identifizieren, sowie das Bestellwesen für Ersatzteile bei den unterschiedlichen Lieferanten zu optimieren, um somit unnötige Standzeiten durch fehlerhafte Identifizierung von Teilen zu vermeiden.

Lösung

Heute bietet die Berliner Stadtreinigung ihren Servicemitarbeitern einen sehr komfortablen Arbeitsprozess, bei dem bereits durch den Auftrag in SAP automatisch das richtige Ersatzteil- und der passende Arbeitswerte-Katalog des Fahrzeugs zugewiesen werden. Der Techniker steigt so direkt aus dem Auftrag in die fahrzeugspezifischen Kataloge ab.

Ein Projekt-Highlight sind die integrierten Arbeitswerte-Kataloge im Servicemanagement. Der CATALOGcreator® bietet mit dem sogenannten DataOptimizer ein Tool, das Daten zur Arbeitsvorbereitung in einen elektronischen Katalog einliest und ihn dann als eigenen Katalog wieder ausgibt. Arbeitswerte sind Richtwerte, die der Hersteller für Reparaturen – wie z.B. für den Ein- oder Ausbau von Teilen – vorgibt. Die Arbeitswerte-Kataloge beschränken sich häufig auf Stücklisten und sind deshalb meist ohne Zeichnung.

„Mit der TID Informatik GmbH haben wir dieses Projekt – mit der speziellen Anforderung der Arbeitswerte-Kataloge – als Pilot im Betreiberumfeld aufgesetzt. Und ich kann nur sagen: Alle unsere Anforderungen ließen sich mit dem CATALOGcreator^® umsetzen!“ freut sich Michael Kupper.

Um die Bestellung der identifizierten Ersatzteile zu optimieren, nutzt das Unternehmen die Standard SAP OCI-Schnittstelle, die die Fahrgestellnummer aus dem SAP Instandhaltungswesen in den CATALOGcreator^® übermittelt und dann über den Warenkorb Ersatzteilinformationen und gegebenenfalls sogar Arbeitswerte wieder zurück ins SAP übergibt.

Die Berliner beschäftigen sogenannte Content-Pfleger, die anhand des Inputs von Seiten der Hersteller und der Preislisten vom Einkauf, kontinuierlich die neuen Daten einpflegen, um den Datenbestand im Katalog aktuell zu halten. Nicht zuletzt deshalb entscheidet die Frage, welche Datenqualität ein Hersteller für das Ersatzteilmanagement liefern kann, bereits heute bei der Stadtreinigung über die Kaufentscheidung bei neuen Fahrzeugen mit.

Erfahrungen und Ausblick

Mit der Einführung des CATALOGcreator^® reduzierte die BSR die Fehlbestellungen von Ersatzteilen deutlich. Früher kam es beispielsweise vor, dass der Techniker zwar den richtigen Fahrzeugtyp identifizierte, aber versehentlich einen Papierordner mit dem falschen Baujahr des Fahrzeugtyps als Basis der Bestellung heran zog. Die Folge: Längere Standzeiten und höhere Kosten. Solche Fehlbestellungen sind heute aufgrund der automatisch zugeordneten, fahrzeugspezifischen Kataloge zum Serviceauftrag von vorne herein ausgeschlossen.

Mit der Einführung der elektronischen Ersatzteilkataloge hat die Berliner Stadtreinigung aber nicht nur die Identifizierung und Bestellung der Ersatzteile optimiert, sondern zugleich auch den Einkauf. Was früher hart erarbeitetes Wissen war, ist heute bereits als Information im Katalog hinterlegt: Die Schnelleinkäufer bekommen bei jeder Bestellung automatisch eine Information über mögliche Alternativteile bzw. -lieferanten als Vorschlag.

Ein eigens gepflegter Alternativteilekatalog ist die Basis für diese weitergehenden Informationen zum Ersatzteil. Vor der Übergabe in den Warenkorb prüft das System im Hintergrund, ob es das Teil noch bei anderen Lieferanten gibt und übergibt diese Information dann gegebenenfalls mit an das SAP-System in die sogenannte Bezugsquellenfindung.

Anhand dieser Vorschläge und in Abhängigkeit weiterer Informationen – wie Garantiezeiten, Liefertermine oder Preise – entscheidet der Schnelleinkäufer, ob er das Teil direkt beim Hersteller oder bei einem anderen Lieferanten bezieht. So stellt die Berliner Stadtreinigung sicher, dass der Einkauf die bestmögliche Entscheidung im Sinne einer wirtschaftlichen Kosten-Nutzen-Betrachtung trifft.

Fazit

Mit diesem Pilotprojekt hat die TID Informatik gemeinsam mit der Berliner Stadtreinigung ein ganz neues Anwendungsgebiet für elektronische Ersatzteilkataloge erschlossen. Durch den großen Fuhrpark sind die kommunalen Unternehmen stark gefordert, was die Optimierung der internen Wartungs- und Serviceprozesse anbelangt, um Standzeiten zu reduzieren und damit Kosten zu sparen.

Fahrzeuge von verschiedenen Herstellern, mit unterschiedlichsten Datenquellen für die Ersatzteilbeschaffung, erzeugen jedoch eine hohe Komplexität in der Serviceabwicklung. Mit Hilfe des CATALOGcreator® bildet die BSR die verschiedenen Datenquellen und Fahrzeuginformationen sowie Arbeitswerte zentral in einer Software-Lösung ab.

Der Prozess ist durch diese neue Software-Lösung für die Servicetechniker und den Einkauf wesentlich vereinfacht, übersichtlicher und viel effizienter. Die Herausforderung für die Berliner Stadtreinigung ist zukünftig, die benötigten Daten von den Herstellern entsprechend gut aufbereitet einzufordern.

Die Berliner Stadtreinigung ist mit diesem Pilotprojekt innovativer Vorreiter für die Optimierung des internen Servicemanagements bei kommunalen Betreibern. Dies spiegelt sich auch in dem großen Interesse wider, das andere Städte bereits an dem Pilotprojekt angemeldet haben.