Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung

1. VERTRAGSGEGENSTAND UND AUFTRAGSINHALT

1.1. Der Gegenstand des Vertrags ergibt sich aus der zwischen den Parteien abgeschlossenen Vereinbarung über die Erbringung von Wartung, Support und / oder IT Services der  Quanos Service Solutions GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) an den Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber“), auf die hier verwiesen wird (im Folgenden „Hauptvertrag“). Dieser Vertrag zur Auftragsverarbeitung (der „Vertrag“) konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien. Dieser Vertrag findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Auftragsverarbeitung in Zusammenhang stehen und bei denen der Auftragnehmer oder dessen Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten, die dem Auftragnehmer vom Auftraggeber übermittelt werden, in Berührung kommen können.

1.2. Die Art der verarbeiteten Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Art und der Zweck sowie Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind im Detail in Annex 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

1.3. Soweit in diesem Vertrag nicht ausdrücklich anders bestimmt, findet die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung ausschließlich in Deutschland, einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt. Jede Verlagerung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

2. TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN

2.1. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen. Die einzelnen Maßnahmen dokumentiert der Auftragnehmer in einem Maßnahmenkonzept in Annex 2.

2.2. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

2.3. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

3. BERICHTIGUNG, EINSCHRÄNKUNG UND LÖSCHUNG VON DATEN; BETROFFENENRECHTE

3.1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

3.2. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen darin unterstützen, die Rechte Betroffener auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft sicherzustellen. Für Unterstützungsleistungen, die nach dem Hauptvertrag nicht geschuldet sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

4. QUALITÄTSSICHERUNG UND SONSTIGE PFLICHTEN DES AUFTRAGNEHMERS

4.1. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet worden sind. Der Auftragnehmer darf die Daten ausschließlich entsprechend der Weisungen des Auftraggebers, einschließlich der in diesem Vertrag und im Hauptvertrag eingeräumten Befugnisse, verarbeiten, es sei denn, dass er gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet ist. Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mindestens in Textform). Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

4.2. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32-36 DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören unter anderem:

4.2.1. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden,

4.2.2. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber den Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen,

4.2.3. die Unterstützung des Auftraggebers bei dessen Datenschutz-Folgeabschätzung.

4.2.4. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultation mit der Aufsichtsbehörde.

4.3. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung des Hauptvertrags enthalten oder auf ein Fehlverhalten des Auftraggebers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

5. UNTERAUFTRAGSVERHÄLTNISSE

5.1. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer zum Beispiel als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

5.2. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Unterauftragnehmer mit Sitz innerhalb der EU oder des EWR einzuschalten, sofern er mit dem Unterauftragnehmer eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 4 DS-GVO schließt.

5.3. Vorbehaltlich der in Ziffer 5.2 genannten Bedingung gestattet hiermit der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Einschaltung der Annex 3 genannten Unternehmen als Subunternehmer.

5.4. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber vorab über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung von Unterauftragnehmern. Der Auftraggeber kann dieser Änderung gegenüber dem Auftragnehmer innerhalb von 14 Tagen ab Eingang der Information beim Auftraggeber widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist, gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Der Auftraggeber wird den Widerspruch nicht ohne wichtigen Grund erklären. Ein wichtiger Grund ist insbesondere gegeben, wenn berechtigte Interessen des Auftraggebers gegenüber den Interessen des Auftragnehmers an einer Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragnehmers überwiegen.

6. KONTROLLRECHTE DES AUFTRAGGEBERS

6.1. Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Der Auftraggeber hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

6.2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

6.3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch

6.3.1. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO,

6.3.2. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO,

6.3.3. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (zum Beispiel Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditorium, Qualitätsaudit),

6.3.4. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (zum Beispiel nach BSI-Grundschutz oder ISO/IEC 27001).

6.4. Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

7. LÖSCHUNG UND RÜCKGABE VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

7.1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie die Aufbewahrung von Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

7.2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Tätigkeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung des Hauptvertrags – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Die Pflichten des Auftragnehmers nach dieser Ziffer 7.2 gelten nicht, sofern nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten der EU eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.

7.3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftragsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

8. AUFTRAGSDAUER, KÜNDIGUNG

Die Laufzeit dieses Vertrages entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags und schließt darüber hinaus den Zeitraum nach Ende des Hauptvertrags bis zur vollständigen Rückgabe oder Löschung der vom Auftraggeber im Zusammenhang mit der Durchführung des Hauptvertrages dem Auftragnehmer überlassenen Daten ein. Unberührt bleibt das Recht jeder Partei zur Kündigung aus wichtigem Grund.

9. SONSTIGES

9.1. Auf vorliegenden Vertrag findet deutsches Recht Anwendung. Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand Starnberg.

9.2. Änderungen, Ergänzungen und Zusätze dieses Vertrags haben nur Gültigkeit, wenn sie zwischen den Parteien schriftlich vereinbart werden. Dies gilt auch für die Abänderung dieser Vertragsbestimmung.

9.3. Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen nicht. Die unwirksame Bestimmung gilt als durch eine wirksame Regelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Fall einer Vertragslücke.

ANLAGEN:

Annex 1: Art und Zweck der Verarbeitung, Gegenstand der Verarbeitung, Art der Daten, Kreis der Betroffenen

Annex 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Annex 3: Unterauftragsverhältnisse