Nicht jeden Tag sucht eine Technische Redaktion ein neues CMS. Umso wichtiger ist es, diesen Schritt gut vorzubereiten. Denn angesichts des Zeit- und Kostenaufwands für einen Systemumstieg gibt es nichts Ärgerlicheres, als wenn man die Entscheidung später bereut.
Warum entscheiden sich Technische Redaktionen für einen Anbieterwechsel oder Systemumstieg? Manche Unternehmen stellen ihre Softwaresysteme automatisch in regelmäßigen Intervallen auf den Prüfstand. Doch meist liegt Ursache für den Wunsch nach Veränderung darin, dass das bestehende System dem aktuellen Bedarf nicht mehr gewachsen ist: Die Technische Redaktion hat sich weiterentwickelt, die Anforderungen sind gestiegen, für die Dokumentation ergeben sich neue Chancen. Manches Bestandssystem kann da vielleicht nicht mehr mithalten und es ist Zeit für etwas Neues.
Wann ist aber der richtige Zeitpunkt für einen Anbieterwechsel? Die Antwort ist einfach: Wenn der Schmerz spürbar wird. Der Schmerz äußert sich allerdings je nach Redaktion ganz unterschiedlich. Vielleicht zeigt sich das System im Alltag als weniger benutzerfreundlich als ursprünglich gedacht? Es macht schon einen deutlichen Unterschied aus, ob in einer Teststellung nur zwei, drei Dokumente bearbeitet werden oder im realen Betrieb zwei-, dreitausend. Was bei kleinen Umfängen gut funktioniert, kann im großen Maßstab zum Produktivitätshemmnis werden.
Das gleiche gilt, wenn sich das Produktportfolio des Unternehmens erweitert. Bei der Verwaltung der Dokumentation für Geräte mit vielen Varianten kommen manche Redaktionssysteme ins Schleudern. Ein leistungsfähiges System mit Variantenmanagement, automatisierten Workflows und mächtigen Schnittstellen für die Datenübernahme bietet hier Abhilfe.
Vielleicht zeigt sich aber auch, dass der Hersteller des Redaktionssystems nicht die Innovationskraft und den Service und Support mitbringt, den Ihre Technische Redaktion braucht. Wenn Fehlerbehebungen lange auf sich warten lassen, wenn Updates nur kosmetische Verbesserungen bringen, wenn jede Supportanfrage erst nach Wochen beantwortet wird – dann wird ein CCMS zum Hemmschuh für die Technische Redaktion und es ist Zeit für ein neues System, das den Weg in die Zukunft frei macht.
Technische Redaktionen sind im Unternehmen heute deutlicher vernetzter, als das noch vor zehn Jahren der Fall war. Oft stellen Redaktionen fest, dass ihnen die Schnittstellen zu anderen Unternehmensteilen und -systemen fehlen. Gerade wenn ein Redaktionssystem nicht durchgängig mit XML arbeitet, ist der Austausch beschwerlich. Auch fehlende Schnittstellen zu Terminologie und Übersetzung können sich als echtes Kostengrab erweisen.
All diese Gründe (und noch viele mehr) können Ihnen zeigen, dass es Zeit ist, sich nach einem neuen System umzusehen. Da Sie allerdings den Schmerz auch frühzeitig erkannt haben, können Sie das ganz in Ruhe tun. Denn es bringt nicht viel, jetzt überstürzt vorzugehen. Informieren Sie sich, welche Systeme auf dem Markt sind, sprechen Sie mit Technischen Redaktionen in anderen Unternehmen und besuchen Sie Veranstaltungen der Hersteller oder des Branchenverbands tekom.
Gehen Sie planvoll vor und beachten Sie etwaige Fallstricke, die sich auf dem Weg zum neuen Redaktionssystem verstecken. Wir haben einige der häufigsten Stolpersteine für Sie in unserem Whitepaper gesammelt, das Sie sich kostenfrei herunterladen können. Oder Sie sprechen direkt mit uns. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Für viele Unternehmen ist systematische Terminologiearbeit noch ein Buch mit sieben Siegeln. Doch es lohnt sich, dies…
Es gibt einen Abschnitt im Redaktionsprozess, der in fast jedem Unternehmen anders heißt: Neben Review, Lektorat und …
Gerhard Glatz und Lara Krägel sind Technische Redakteure bei Dokuschmiede, einem Dienstleister für Technische Kommuni…