Immer wieder sind Klagen aus Technischen Redaktionen zu hören, dass ihre Abteilung kaum wahrgenommen wird und sie sich im Unternehmen an den Rand gedrängt fühlen. Das muss allerdings nicht so sein, denn Technische Redaktionen haben das Potenzial ganz im Mittelpunkt zu stehen. Immerhin laufen in Technischen Redaktionen alle Fäden zusammen, wenn es um den Informationsfluss im Unternehmen geht. Mirko Trepzik, Leiter Information Design and Language Services bei BERNINA International AG, hat uns gezeigt, wie er Brücken gebaut hat und dadurch die Technische Redaktion in den Mittelpunkt des Unternehmens rücken konnte.
Das Schweizer Unternehmen BERNINA aus Steckborn ist weltweit bekannt als Hersteller von Näh- und Strickmaschinen für professionelle Anwender und kreative Zielgruppen. Mit 1200 Mitarbeitern weltweit erwirtschaftet das Unternehmen im Familienbesitz einen Umsatz von über 270 Millionen Euro. Neben dem klassischen Nähmaschinen-Geschäft entwickelt BERNINA auch Stick-Software und vertreibt eine breite Palette von Zubehör. Im Zentrum steht dabei immer ein hoher Qualitätsstandard, dem BERNINA bei allen seinen Produkten gerecht werden will.
Mirko Trepzik ist Technischer Zeichner und kam nach seinem Studium zum Technischen Redakteur in Karlsruhe über einige Zwischenstationen zu BERNINA. Er ist dort der Leiter des Bereichs Information Design & Language Services und verantwortet demnach Produktinformationen ebenso wie die Übersetzung der verschiedenen Informationsprodukte.
Als Mirko Trepzik bei BERNINA begann, war die Technische Redaktion eine Abteilung wie sie in ähnlicher Form in vielen Unternehmen besteht. Die Kernaufgabe war, Anleitungen für die bestehenden Produkte zu erstellen, zu produzieren und die Übersetzungen dafür zu managen. Doch schon früh wurde klar: Da geht noch mehr.
Ausgangspunkt der Technischen Redaktion für die weitere Entwicklung zum „Information Hub“ bei BERNINA war das Component Content Management System (CCMS). Hier fand sich eine Fülle von hochqualitativen Daten, die potenziell auch für andere Abteilungen und Unternehmenseinheiten von BERNINA interessant waren. Ein wichtiger Trumpf, um diese Informationen anderen anbieten zu können, waren die flexiblen Ausgabemöglichkeiten des CCMS: PDF, XML, Word, JSON und vieles mehr. Letzten Endes waren also bei den Zielplattformen und -formaten keine Grenzen gesetzt.
Mit diesen Voraussetzungen machte sich die Technische Redaktion von BERNINA auf die Suche nach Dokumenten im Unternehmen, die sich automatisiert erstellen lassen. Schnell wurden sie bei bereits durch ihr Team übersetzten Inhalten fündig. Warum bestehende Texte und Textteile noch einmal übersetzen, wenn bereits eine qualitätsgesicherte Übersetzung im CCMS vorhanden ist?
Schritt für Schritt ermittelte die Redaktion weitere Potenziale: Zubehöranleitungen, Icon-Sheets, Firmwarehilfen, GUI-Texte, Kataloge oder auch Nähanleitungen für das Kundenmagazin. All diese Publikationen ließen sich direkt aus dem CCMS erstellen und automatisch publizieren. Solange die Daten bereits in anderer Form im CCMS vorhanden waren oder sich leicht importieren ließen, waren sie auch bereit für größere Aufgaben.
Erfolgsentscheidend war dabei auch, Projekte zu finden, die die Kollegen und Kolleginnen in den anderen Abteilungen als zeitaufwendig, wenig befriedigend und ganz allgemein schwierig betrachteten. Denn niemandem soll etwas weggenommen werden; es geht darum, anderen die Arbeit zu erleichtern.
Bewährt hat es sich außerdem, mit den „low-hanging fruits“ zu starten - Projekten, die mit geringem Änderungsaufwand einen hohen Nutzen generieren. Denn dadurch konnten schnell weitere Abteilungen überzeugt werden ebenfalls auf die Kraft des CCMS zu setzen. Personalressourcen und Budgets wurden so leichter zu bewilligen; gemeinsam konnten Projekte umgesetzt werden, die für die Technische Redaktion alleine nicht zu stemmen gewesen wären.
Mittlerweile ist die Technische Redaktion von BERNINA eine Unternehmenseinheit, die viele kennen und deren Arbeit sie schätzen. Doch warum war dieses Vorgehen überhaupt sinnvoll? Führt es nicht zu einer erhöhten Arbeitslast und dadurch auf Dauer zur Überforderung der Technischen Redaktion? Kommen die Ergebnisse nicht lediglich anderen Abteilungen zugute, während sie in der Redaktion eine Zusatzbelastung darstellen?
Durch ihren Weg ins Zentrum des Unternehmens hat die Technische Redaktion von BERNINA viel gewonnen. Die Sichtbarkeit der Redaktion ist höher geworden und dadurch lassen sich neue Projekte leichter angehen. Die Technischen Redakteure und Redakteurinnen leisten einen messbaren Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens und werden vom vermeintlichen Kostenloch zum Effizienzbringer. Der Arbeitsaufwand steigt dabei nur während der Einführungsphase. Für die Redaktion selbst werden die Aufgaben vielfältiger und interessanter. Möglich wird das alles durch die Automatisierungsfähigkeiten und die Flexibilität des Component Content Management Systems. Denn sobald die Produktion des Ausgabemediums eingerichtet ist, geschieht die neue Aufgabe ganz von „allein“.
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