Zahlreiche Produkte, viele Dienstleistungen, weit gestreute Märkte und internationale Standorte – alles das sind Zeichen für ein erfolgreiches Unternehmen. Aus Sicht der Technischen Redaktion sind sie aber auch ein Zeichen für ein komplexes Paket an Herausforderungen. Wie schafft man es unter diesen Bedingungen mit effizienten Prozessen Dokumentation, insbesondere Betriebsanleitungen, aus einem Guss zu erstellen? Tobias Klein von der WEINIG Gruppe hat diese Aufgabe angenommen und uns vorgestellt, wie Technische Redakteurinnen und Redakteure mit ST4 zukunftsweisende Dokumentationen erstellen.
Die WEINIG Gruppe mit Sitz in Tauberbischofsheim ist einer von vielen Hidden Champions in Deutschland. Weltweit ist das Unternehmen der größte Anbieter von Maschinen und Anlagen für die Bearbeitung von Massivholz. Ein Geschäftsbereich in der Holzwerkstoffbranche ergänzt das Portfolio. WEINIG deckt dabei die komplette Prozesskette in der Holzverarbeitung ab und bietet Software-Lösungen zur effizienten Analyse und Steuerung von Holzverarbeitungsprozessen.
In 19 Niederlassungen in zwölf Ländern beschäftigt WEINIG etwa 2000 Mitarbeiter und erzielt einen Umsatz von 490 Millionen € jährlich. Ein Team von 10 bis 15 Technischen Redakteurinnen und Redakteuren bearbeitet an mehreren Standorten alle Aufgaben zum Thema Technische Dokumentation in der WEINIG Gruppe.
Die digitale Transformation unterliegt mehreren Notwendigkeiten. Eine davon: Intelligente Informationen. Intelligente Informationen ermöglichen smarte Prozesse, ohne Medienbruch und redundante Lokalisierung. Sie unterliegen dem Single Source Prinzip, sind in Echtzeit anpassbar und spezifisch. Sie können von Nutzerinnen und Nutzern gezielt angesteuert werden und bieten Kontext je nach Anwendungsfall. Wann ist eine Instandsetzung notwendig? Welche Ersatzteile werden dafür gebraucht? Wie wird Aus- und Einbau durchgeführt? Welcher Betriebsstoff wird benötigt?
In diesem Zusammenhang ergeben sich für Unternehmen wie WEINIG komplexe Anforderungen, insbesondere in der Technischen Dokumentation, denn Informationen ohne Metadaten sind nicht intelligent. Und: Solides und sicherheitsorientiertes Texten muss mit neuen Darstellungsformen – z. B. auf dem Maschinendisplay – zusammengebracht werden. Viele Produktlinien, noch umfangreichere Varianten und Teams an unterschiedlichen Standorten fordern zusätzlich heraus. Der Anspruch: Maschinen und Anlagen müssen modular und spezifisch beschrieben und die Information korrekt mit Metadaten klassifiziert werden.
Aus der digitalen Transformation der Technischen Redaktion resultieren viele Vorteile: Reduzierung der Übersetzungskosten, Zeitersparnis bei Informationspflege und Auftragsabwicklung sowie Qualität der Informationen durch Single Source. Diese Vorteile sind aber oftmals sekundär, in Anbetracht der neuen Möglichkeiten im Kontext von Content Delivery und Digital Twin.
Für die Technische Redaktion bei WEINIG war deshalb klar, dass die bisherige Arbeit mit einer DTP-Software nicht ausreichend zukunftsfähig ist. Nicht nur entstanden so hohe Kosten für ein einheitliches Layout und für Übersetzungen. DTP-Software konnte auch die vielen Anforderungen nicht abbilden, die die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens mit sich brachte. Die Antwort auf das Problem lag also nahe: Ein möglichst leistungsfähiges Component Content Management System (CCMS) soll das Rückgrat der zukünftigen Technischen Redaktion bei WEINIG werden. Nach fundierter Marktrecherche fiel dann die Wahl auf SCHEMA ST4.
Zur konzernweiten Einführung des neuen Redaktionssystems setzte die WEINIG Gruppe einen Projektleiter/Product Owner ein und stellte ein Team aus 8 Redakteurinnen und Redakteuren mit je 50% Ressourcenverfügbarkeit für das Projekt auf. Als Zeithorizont waren zwei Jahre geplant, wovon 12 Monate für die Analyse und Vorplanung vorgesehen waren und weitere 12 Monate für die Einführung von SCHEMA ST4 mit zuvor definierten Piloten, also den ersten Betriebsanleitungen im neuen System.
24 Monate sind ein Zeithorizont, der auf den ersten Blick recht lange erscheint. Neben der Implementierung des Systems und der Migration der Piloten, war ein umfangreiches Zusatzprogramm geplant. Es galt, ein Metadatenkonzept auf der Basis von iiRDS zu erstellen, das alle Produkte, Funktionen, Eigenschaften und Produktlebenszyklen klar abbildet. Ein neuer Redaktionsstandard mit dazugehörigem Redaktionsleitfaden musste definiert werden. Die Terminologie musste geprüft, angepasst und in die neue Systemumgebung integriert werden. Workflows für Freigaben und Übersetzungen wurden definiert. Und das alles in einer cloudbasierten Umgebung, die zusätzliche Freiheitsgrade in der Zusammenarbeit bietet.
Bis Q1/2023 wurden bereits viele Ziele des Projekts erreicht. Und schon jetzt gibt es neue Ideen und Verbesserungsvorschläge, um Prozesse und Datenbank zu optimieren.
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