Teil 1: Interaktiver Ersatzteilkatalog – die wichtigsten Fakten

Veröffentlicht: 18.02.2022 Aktualisiert: 15.09.2022
Thema: Hersteller Betreiber Ersatzteile verkaufen Ersatzteile identifizieren

Ersatzteilkataloge nutzen Sie schon, aber noch nicht digital? Dann wird es Zeit, die wichtigsten Fakten zu interaktiven Katalogen und deren Vorteile für Ihr Unternehmen zu entdecken.

Was ist ein interaktiver Ersatzteilkatalog: Definition

Ein interaktiver Ersatzteilkatalog ist das digitale Update zu kiloschweren Ordnern und Handbüchern. Statt auf dem Papier wird der Katalog digital erzeugt und steht anschließend über Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick oder über Intranet und Internet zur Verfügung.

Der interaktive Ersatzteilkatalog enthält grundsätzlich die gleichen Informationen wie ein Papier- oder PDF-Katalog – mit dem Unterschied, dass die Daten stets aktuell und bidirektional mit Stücklisten und anderen Informationen verknüpft sind.  

Alle für die Identifikation und Bestellung von Ersatzteilen relevanten Daten stehen also in verlinkter Form zur Verfügung. Das betrifft zum Beispiel bildliche Darstellungen, wie Explosionszeichnungen, Fotos, 2D-Zeichnungen oder 3D-Modelle.

Für wen ist ein interaktiver Ersatzteilkatalog relevant?

Beim Handling ihrer Ersatzteile stehen viele Unternehmen heute vor großen Herausforderungen. Dazu gehören:  

  • unternehmensweit verstreute Ersatzteil- und Service-Informationen  
  • fehlender Zugriff auf das Fachwissen von Mitarbeitern  
  • hoher Aufwand für Distribution und Aktualisierung von Informationen 
  • die Notwendigkeit, Daten manuell zu pflegen, die nicht im ERP oder PDM gebündelt sind 
  • langwierige Identifikation von Ersatzteilen und relevanten Informationen 
  • fehlende Möglichkeiten, die Ersatzteillogistik zu optimieren

 

Viele dieser Herausforderungen haben dieselbe Ursache: Es mangelt an einem zentralen Pool für service-relevante Daten, der sich über ein einziges Tool steuern lässt. Stattdessen nutzen Unternehmen für alle Arbeitsschritte im After-Sales-Service verschiedene Tools und Programme. Dadurch sind viele Daten veraltet oder nur schwer auffindbar. 

Ein interaktiver Ersatzteilkatalog ist für alle Hersteller relevant, die vor den genannten Herausforderungen stehen und ihren After-Sales-Service digitalisieren wollen. Sie unterstützen damit ihre Kunden, Servicetechniker, Support-Mitarbeiter und Handelspartner mit einer intelligenten, digitalen Plattform. Diese bietet alle Informationen, die Mitarbeiter im Innen- und Außendienst für ihre Arbeit benötigen. Auf der anderen Seite profitieren Betreiber bei der Instandhaltung von den Vorteilen digitaler Ersatzteilkataloge. 

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Ersatzteilkatalog für Hersteller

In Bezug auf den Service bei Herstellern von Maschinen, Anlagen, Geräten, Fahrzeugen und Komponenten sind Ersatzteile einer der größten Umsatztreiber überhaupt.

Ein interaktiver Ersatzteilkatalog ist für diese Unternehmen die Basis, um Kunden und Mitarbeiter mit modernen und effizienten Service-Lösungen zu unterstützen.

Ersatzteilkatalog für Betreiber

Betreiber von Maschinen, Anlagen und Fahrzeugflotten stehen heute oft unter Kostendruck und kämpfen mit Megathemen wie Digitalisierung und Fachkräftemangel. Im Tagesgeschäft ist ihr oberstes Ziel der unterbrechungsfreie Betrieb und die mühelose Instandhaltung ihrer Maschinen und Anlagen.

Ein digitaler Ersatzteilkatalog hilft diesen Unternehmen, Ersatzteile schnell zu identifizieren und zu bestellen, um Ausfälle und Stillstände auf ein Minimum zu reduzieren. 

Mehrwert des digitalen After-Sales-Service: Maschinenbauer und Betreiber profitieren mehrfach

Für Unternehmen im Anlagen- und Maschinenbau ist das Geschäft mit Ersatzteilen ein fester Bestandteil der Unternehmensstrategie. Deshalb zählen Vertreter dieser Branchen digitale Ersatzteilkataloge und Webshops zu den Top 5 ihrer geplanten IT-Investitionen. 

Ein intelligentes digitales Service-Informationssystem mit Webshop-Anbindung ermöglicht es genau diesen Unternehmen, ihre Strategie erfolgreich umzusetzen. Dadurch sind alle wichtigen Daten jederzeit verfügbar und in einem System gebündelt. Das beschleunigt die Abwicklung von Ersatzteilbestellungen und bringt zahlreiche Vorteile – für Hersteller und für Betreiber:

Vorteile für Hersteller

  • Entlastung: Das Service-Team wird spürbar entlastet – im Schnitt landen 30 % weniger Anrufe in der Bestell-Hotline. 
  • Umsatzplus: Da Ersatzteilbestellungen bequem und einfach werden, können Lieferzeiten beschleunigt und Fehlbestellungen vermieden werden – für mehr Kundenbindung und Umsatz. 
  • Transparenz: Der interaktive Ersatzteilkatalog lässt sich an Warenwirtschaft, Konstruktion, Logistik und mehr koppeln, um stets aktuelle Daten durchgängig und transparent zu verwenden. 
  • Effizienz: Der Ersatzteilkatalog bringt Ordnung in Service-Informationen und ermöglicht Unternehmen, ihren Mitarbeitern und ihren Kunden, schneller und effizienter zu arbeiten. 
  • Zeitersparnis: Ersatzteilkataloge können auf Knopfdruck erzeugt und wesentlich einfacher als bisher aktualisiert und verteilt werden. 

Vorteile für Anwender

  • Mit dem Ersatzteilkatalog können Betreiber in kurzer Zeit und dank intuitiver Navigation relevante Ersatzteile finden und bestellen. 
  • Interaktive Ersatzteilkataloge sind benutzerfreundlich und enthalten stets aktuelle und vollständige Ersatzteil- und Service-Informationen.
  • Ein digitaler Katalog reduziert den Aufwand für die Identifikation von Teilen und somit für die Vorbereitung von Instandhaltungsmaßnahmen. 
  • Benötigte Service- und Ersatzteilinformationen stehen jederzeit und überall zur Verfügung.   

Wie funktioniert ein interaktiver Ersatzteilkatalog?

Bei einem interaktiven Ersatzteilkatalog sind alle visuellen Elemente und Informationen im Hintergrund über Hotspots mit Informationen in Stücklisten verbunden. Dabei erfolgt die Daten-Übertragung bidirektional.  

Klickt ein Servicetechniker oder Support-Mitarbeiter Teile einer Zeichnung an, sieht er sofort die zugehörigen Stücklisteninformationen. Das funktioniert genauso in umgekehrter Richtung: Befindet sich der Kataloganwender in der Stückliste und klickt einen Artikel an, wird das dazugehörige Teil sofort in der Zeichnung markiert. 

Ein interaktiver Ersatzteilkatalog bietet „Smart Information“ – also Daten, die Prozesse wie die Wartung oder die Identifikation von Baugruppen und Ersatzteilen intelligent und effizient machen. Durch die Verknüpfung von Informationen und eine smarte Strukturierung ist die Navigation durch den Ersatzteilkatalog ganz einfach. 

Unterschiedliche Suchfunktionen oder das Navigieren per Klick bringen den Anwender schnell und ohne Umwege ans Ziel. Die Navigation im Katalog erfolgt entweder über einen Strukturbaum oder per Klick auf die grafischen Darstellungen. Auch die Eingabe von Daten oder Filterfunktionen vereinfachen die Suche.  

Ist der Ersatzteilkatalog zusätzlich mit einer Bestellfunktion ausgestattet, sparen Anwender noch mehr Zeit bei der Beschaffung von Ersatzteilen. 

Was sind die Voraussetzungen für die Einführung eines Ersatzteilkatalogs?

Wenn Sie von den Vorteilen des interaktiven Ersatzteilkatalogs profitieren möchten, brauchen Sie vor allem eins: Den Willen, Prozesse zu vereinfachen und Ihr Ersatzteilgeschäft zu digitalisieren. 

Sind Sie unsicher, ob ein Ersatzteilkatalog Ihre Herausforderungen bewältigen kann? Dann hilft Ihnen die Checkliste in unserem eBook zum Ersatzteilkatalog: 

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Sie möchten sich einen umfassenden Überblick über die Funktionen des digitalen Ersatzteilkatalogs verschaffen? Probieren Sie es selbst aus:  

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Was sind meine nächsten Schritte?

Haben Sie sich für die Digitalisierung Ihres After-Sales entschieden, erstellen Sie in nur vier Schritten Ihren Ersatzteilkatalog und setzen Ihr Service-Informationssystem auf: 

  • Schritt 1 – Datenimport: Falls Sie mit heterogenen Daten aus verschiedenen Systemen arbeiten, ist das kein Problem – ein umfangreiches Tool-Set unterstützt Sie bei der Normalisierung, Strukturierung und Vorbereitung Ihrer Daten. 
  • Schritt 2 – Datenverarbeitung: Sie können Ihre Daten manuell in das Standard-Template importieren und anschließend nachbearbeiten oder ergänzen. In der automatisierten Variante übernimmt das System die Katalogerstellung. 
  • Schritt 3 – Qualitätssicherung: Dank verschiedener Mechanismen wie der Katalogvorschau nach dem WYSIWYG-Prinzip ist die Qualitätssicherung Ihres Katalogs mühelos möglich. Passen Sie ihn an, bis er exakt Ihren Vorstellungen entspricht.  
  • Schritt 4 – Publikation: Nun sind Sie bereit, Ihren Ersatzteilkatalog zu publizieren. Wählen Sie die gewünschte Publikation: online, offline (USB/CD) oder auf Papier. Ihre Daten werden in jedes Medium publiziert – ohne extra Aufwand für Sie. 
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