Ist es Zeit für ein Redaktionssystem?

Veröffentlicht: 17.01.2023 Aktualisiert: 01.02.2023
Thema: XML Redaktionssystem

Viele Technische Redaktionen fragen sich, ob ein Redaktionssystem (CCMS) die richtige Lösung für sie ist. Die Antwort fällt nicht unbedingt leicht, denn auch mit Word, InDesign oder einer selbstgebauten DITA-Lösung lässt sich Manches erreichen. Wir haben Ihnen deshalb hier einmal fünf Anzeichen zusammengestellt, die Ihnen zeigen, dass ein CCMS die richtige Lösung für Sie ist.

Anzeichen 1: Die Übersetzungskosten explodieren

Redaktionen aus erfolgreichen, exportorientierten Unternehmen kennen das: Neue Märkte bedeuten noch mehr Kosten in der Dokumentation. Jede zusätzliche Sprache heißt nicht nur zusätzliche Kosten; die Komplexität beim Handling und Management der Übersetzungen steigt außerdem exponentiell. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem die Technische Redaktion sich nur noch mit der Verwaltung der Übersetzungsabläufe beschäftigt. Oder an dem etwas schief geht…

Ein CCMS reduziert den Übersetzungsaufwand ganz erheblich. Die Inhalte in einem CCMS werden modular verwaltet und an verschiedenen Stellen wiederverwendet. Das bedeutet: Eine Übersetzung ist nur für diejenigen Inhaltsmodule (meist kurze Abschnitte mit wenigen Sätzen) notwendig, die sich seit der letzten Übersetzung geändert haben. Außerdem haben viele Redaktionssysteme Workflowkomponenten und Schnittstellen zu Übersetzungswerkzeugen, die die Arbeitsprozesse deutlich vereinfachen. Und zu guter Letzt entfällt bei einem CCMS das Layout in der Zielsprache (doch dazu mehr bei Anzeichen 3).

Anzeichen 2: Zu viele Varianten, zu wenig Zeit

Im Sortiment vieler Unternehmen unterscheiden sich Produkte einer Produktlinie meist nur durch wenige Einzelheiten: Ein Modell hat eine höhere Leistungsaufnahme, das andere arbeitet nur in explosionsgeschützten Räumen, das dritte richtet sich an private Endkunden. Im Automobilbau geht dieser Trend so weit, dass sich Kunden ihr Produkt ganz individuell selbst konfigurieren.

Mit einem Redaktionssystem können Sie diese Varianten auch in der Dokumentation bequem abbilden. Denn ein CCMS verwendet modulare Inhalte, das heißt Inhaltsbausteine können in unterschiedlichen Dokumenten eingesetzt werden. Über Variablen (z. B. für den Produktnamen) und Metadaten (z. B., um Zielgruppen direkt anzusprechen) lassen sich Dokumentvarianten weitgehend automatisch erzeugen.

Anzeichen 3: Inkonsistenz an allen Orten

Jedes Handbuch hat seine eigene Struktur; jede Anleitung klingt anders. Dieselben Abläufe werden auf unterschiedliche Weise beschrieben; Warnhinweise sehen in jedem Kapitel anders aus. Um den Bestand der Dokumentation einheitlich zu halten, gilt es eine Menge Aufwand zu betreiben. Aus Marketingsicht ist dieser Aufwand aber ebenso notwendig wie aus juristischen Gründen.

Mit einem CCMS verwenden Sie standardisierte Dokumentstrukturen und einheitliche Textbausteine. Dadurch bleibt die hohe Qualität Ihrer Anleitungen auf Dauer erhalten, auch wenn unterschiedliche Teams an den Texten arbeiten. Der Kunde bekommt ein einheitliches Nutzungserlebnis in der hohen Qualität, für die auch Ihre Produkte bekannt sind.

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Anzeichen 4: Layout ist das Problem

Alltag in der Technischen Redaktion: Wenn die Inhalte geschrieben sind, folgt das designerische Feintuning. Tabellen müssen einheitlich gestaltet werden, die Listenpunkte sehen in den einzelnen Kapiteln verschieden aus, eine DIN A5-Variante des alten Handbuchs wird benötigt. Sobald die Inhalte in die Übersetzung gehen, stehen diese Layoutaufwände auch für jede Sprache wieder an und kosten viel Geld.

Redaktionssysteme halten die Inhalte von den Layouts getrennt vor. Das hat viele Vorteile: Während des Schreibens müssen die Redakteure sich keine Gedanken über die Gestaltung machen. Derselbe Inhalt lässt sich für unterschiedlichste Formate und Medien verwenden. Außerdem kann jeder Publikation ihr Layout automatisch zugewiesen werden, so dass Inkonsistenzen und Flüchtigkeitsfehler entfallen.

Anzeichen 5: Wir können nur pdf

Es gibt viele Gründe, keine pdf-Anleitungen zu verteilen. Ein besseres Suchmaschinenranking, eine lesbare Darstellung auf mobilen Geräten oder die nahtlose Integration in die Benutzeroberflächen von Maschinen sind nur einige davon.

Mit einem CCMS wird Ihr Content medienunabhängig. Sie stellen die Weichen für moderne Darstellungsoptionen und die Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens. Ach ja: pdf geht mit einem CMS natürlich auch.

Ihr Fazit

Trifft eines dieser Anzeichen auf Sie zu? Dann ist es vermutlich Zeit für ein CCMS. Falls Sie sich nun denken, dass ein Redaktionssystem für Sie als Ein-Personen-Redaktion nichts ist, empfehlen wir Ihnen diesen Erfahrungsbericht. Und falls Sie sich noch genauer mit der Frage beschäftigen wollen, ob ein Redaktionssystem das Richtige für Sie ist, haben wir hier weiterführende Informationen in einem Whitepaper zusammengefasst.

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