Aus dem Alltag von Außendienstmitarbeitern sind Serviceberichte nicht mehr wegzudenken. Welche Funktion die Dokumente erfüllen, was einen guten Servicebericht ausmacht und welche Vorteile ein Bericht per App oder Software bringt, zeigt dieser Artikel.
Im After-Sales-Bereich von Maschinen- und Anlagenbauern gehört der Servicebericht zu den wichtigsten Werkzeugen überhaupt: Servicetechniker im Außendienst erfassen und dokumentieren damit den Status und die Ergebnisse der von ihnen durchgeführten Wartung, Reparatur oder Installation. Die Erstellung erfolgt entweder analog oder digital über eine entsprechende Software.
Die Berichte der Servicetechniker werden von Unternehmen oft im Rahmen von Service Level Agreements (SLA) bereitgestellt. Sie dienen als Nachweis für erbrachte Leistungen und tragen zu mehr Transparenz über die Effektivität und Effizienz von Serviceorganisation bei.
Ziel der Dokumentation ist jedoch nicht, Außendienstmitarbeiter zu überwachen. Vielmehr geht es um Verbesserungen im Arbeitsalltag und darum, auf Serviceeinsätze bestens vorbereitet zu sein. Das Dokument gibt Auskunft über den Arbeitsfortschritt oder den Einsatz von Ressourcen wie Ausrüstung oder Ersatzteile. Aus diesem Grund unterstützt es zum Beispiel bei der Optimierung der Servicetätigkeiten und hilft, Servicekosten zu reduzieren.
Der Inhalt des Serviceberichts unterteilt sich in allgemeine Informationen zum Einsatz und detaillierte Angaben zu den durchgeführten Arbeiten. In der Regel beantwortet ein Techniker in seinem Bericht folgende Fragen:
Eine lückenlose Servicedokumentation ist wichtig, denn sie bildet die Grundlage für die weitere Zusammenarbeit mit dem Kunden. Aus diesem Grund sollten Serviceprofis hohe Ansprüche an die Qualität ihrer Berichte stellen.
Eine gute Servicedokumentation zeichnet sich unter anderem durch folgende Eigenschaften aus:
Ein weiterer Tipp für bessere Serviceberichte ist die digitale Erstellung. Ein digitaler Servicebericht spart Technikern viel Zeit. Wenn der Inhalt des Berichts nicht auf Papier oder als PDF, sondern in einer App oder im Browser vorliegt, erleichtert das auch den Kollegen in der Buchhaltung, im After-Sales & Service und im Field Service Management die Arbeit. Sie können digitale Berichte einfacher auswerten und für die Abrechnung, ein Angebot für zusätzliche Services oder für Serviceoptimierungen nutzen. Fehler und Unklarheiten, die bei handschriftlichen Berichten häufig auftreten, passieren viel seltener.
Um Serviceberichte digital erstellen zu können, ist eine entsprechende Software notwendig. Viele Serviceorganisationen verwenden dafür eine Field Service Management Software. Damit lässt sich eine digitale Form des Berichts am PC oder mobil erstellen und schnell versenden. So bleibt für Techniker mehr Zeit, sich auf den nächsten Termin vorzubereiten.
Wird die Field Management Software zusätzlich mit dem zentralen Service-Informationssystem Quanos SIS.one verknüpft, profitieren After-Sales & Serviceteams sogar von noch mehr Vorteilen: Sie erhalten damit eine zentrale Plattform für die Servicedokumentation und Ersatzteilinformationen. Mit diesem mächtigen Werkzeug können Techniker während ihres Serviceeinsatzes benötigte Ersatzteile bequem identifizieren und sie nahtlos und ohne Zeitverlust direkt aus dem Servicebericht heraus bestellen.
Das Thema Effizienz und Optimierung ist im Servicebereich von großer Bedeutung. Für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau stellt ein digitaler Servicebericht eine bequeme Möglichkeit dar, Daten für Verbesserungen zu sammeln. Ob Techniker ihre Berichte per App oder auf dem Laptop erstellen: Dank der digitalen Unterstützung moderner Tools gewinnen die Serviceexperten automatisch mehr Zeit im Alltag und sind in der Lage, den Service ihres Arbeitgebers auf das nächste Level zu heben.
Mit der Verbindung aus einer Field Servicce Management Software und Quanos SIS.one gelingt das ohne Aufwand. Maschinen- und Anlagenbauer können damit nicht nur ihre Servicedokumentation digitalisieren, sondern erleichtern ihren Technikern die Identifikation und Bestellung von Ersatzteilen. Perspektivisch lassen sich darauf aufbauend neue Geschäftsmodelle monetarisieren.
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