Vier Schritte für die gelungene Einführung Ihres Redaktionssystems

Veröffentlicht: 23.01.2023 Aktualisiert: 01.02.2023
Thema: XML Redaktionssystem

Vermutlich ist eine CMS-Einführung für jede Technische Redaktion das größte Infrastruktur-Projekt, das sie sich jemals vornimmt. Das ist ganz ähnlich wie im Privaten der Bau eines Eigenheims: Es gibt eine Menge zu beachten, alle Aufgaben und Abläufe sind neu und (gefühlt) die gesamte weitere Zukunft hängt vom Erfolg des Projekts ab.

Wie beim privaten Hausbau lohnt es sich deshalb die Erfahrungen von Leuten zu nutzen, die diese Aufgabe schon bewältigt haben oder diese Aufgabe professionell immer wieder bewältigen. Deshalb skizzieren wir Ihnen hier einmal den typischen Ablauf einer erfolgreichen CMS-Einführung, so wie wir ihn bei Kunden immer wieder beobachten.

1. Budget gewinnen

Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer gezielten Vorbereitung. Dabei liegt ein wichtiger Ansatzpunkt in Ihrem Unternehmen selbst. Denn je mehr Unterstützung Sie gewinnen können, umso leichter wird die Entscheidung für ein leistungsfähiges System. Suchen Sie sich andere Abteilungen, die von Ihrer Arbeit profitieren könnten. Lässt ein CMS endlich zu, dass Anleitungen auch auf der Website publiziert werden? Kann der Vertrieb durch eine gezieltere Datenhaltung mit einer besseren Argumentationsbasis arbeiten?

Es gibt Viele im Unternehmen, die von den Leistungen einer modernen Technischen Redaktion profitieren können und die dann auch eine CMS-Einführung unterstützen. Mit diesen Unterstützern gemeinsam können Sie Argumente für die Budgetbeschaffung finden. Sobald Sie wissen, was Sie erreichen wollen, lässt sich der Aufwand für die Einführung (Zeit und Kosten) schätzen. Danach können Sie sich daran machen, eine Entscheidung im Management und die Budgetfreigabe

2. Reifegrad anheben

Die Arbeit mit einem CMS unterscheidet sich in einigen Punkten deutlich von einer filebasierten Arbeitsweise. Schon vor der Entscheidung für ein konkretes CMS können Sie deshalb die redaktionellen Grundlagen legen. CMS-Redaktion heißt bausteinorientiertes Arbeiten. Sorgen Sie in Ihrem Content-Bestand dafür, dass wiederkehrende Inhalte identifizierbar werden und ermitteln Sie, welche Übersetzungen zu welchen Dokumenten passen. Sie erleichtern sich dadurch die Migration Ihrer Bestandsdaten in das neue System.

Überlegen Sie sich auch bereits jetzt, wie der redaktionelle Umstieg in das CMS ablaufen soll. Werden Sie die Daten in einer großen Einmal-Aktion in das System überführen, oder nach und nach, sobald das CMS installiert ist? Die zweite Variante erscheint verführerisch, hat aber oft ihre Tücken. Denn je länger der Umstieg dauert, desto später realisieren Sie den vollen Nutzen des CMS. Auch bedeutet ein Umstieg einen deutlichen Arbeitsaufwand. Sie sollten sich schon vorher bewusst machen, ob Ihre akute Arbeitsbelastung die Freiräume für diese Migrationsaufgaben lässt.

Die Arbeit mit einem CMS bedeutet, wie schon gesagt, eine Änderung der redaktionellen Gewohnheiten. Auch daran können Sie arbeiten, indem Sie das Team und andere Abteilungen auf die neuen Abläufe vorbereiten und sich durch Schulungen die grundlegenden Techniken einer CMS-basierten Arbeitsweise aneignen.

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3. Systemauswahl

Erst jetzt – oder mit einer leichten Überlappung zu Schritt 2 – steht die eigentliche Systemauswahl an. Vorbereitend können Sie sich schon im Internet oder auf Messen einen Marktüberblick verschaffen. Der Markt für CMS-Systeme zur Technischen Redaktion ist recht ausgereift und es finden sich Lösungen für jeden Bedarf. Erstellen Sie sich Use Cases und definieren Sie Kriterien anhand der Ziele, die Sie im ersten Schritt definiert haben.

Anhand dieser Kriterien können Sie nun entscheiden, welche Anbieter Sie um eine Präsentation bitten. Viele CMS-Hersteller bieten auch Test-Drives oder Kontakte zu Referenzkunden an, so dass Sie sich einen Eindruck aus erster Hand verschaffen können. Bei der Auswahl des Systems sollten Sie übrigens nicht nur auf die Features der Software achten, sondern auch wirtschaftliche Aspekte (z. B. wirtschaftliche Stabilität des Herstellers, Investitionssicherheit) und andere Rahmenbedingungen (z. B. Nutzercommunity, Erfahrung und Innovationskraft) berücksichtigen.

Gemeinsam mit dem Hersteller, für den Sie sich entscheiden, entwickeln Sie dann eine Einführungsstrategie. Ein erfahrener Hersteller wird Ihnen sagen können, welche technischen Hürden zu bewältigen sind und welche Unternehmenseinheiten in die Einführung einbezogen werden müssen.

4. Systemstart

Zuletzt geht es an den eigentlichen Systemstart. Hierzu zählt neben der Installation der Software auch die Migration der Bestandsdaten. Diese haben Sie im zweiten Schritt bereits geplant und können Sie nun umsetzen. Dabei ist auch Beratung zur Content-Architektur des CMS wichtig, ebenso das Training zur den neuen Software-Funktionalitäten.

Jede Software-Einführung sollte eine Testphase enthalten, die die Funktionalität des Systems ebenso prüft wie die Leistungsfähigkeit der vereinbarten Content-Architektur und der neuen Prozesse. Läuft alles rund, dann sollten Sie den Erfolg Ihres Projekts evaluieren und den Budgetgebern vorstellen. Denn auch wenn eine CMS-Einführung das größte Projekt ist, das Sie als Redaktion umsetzen, werden sich doch weitere Projekte ergeben. Wissen die Verantwortlichen, dass Sie solche Projekte erfolgreich umsetzen, dann sind zukünftige Herausforderungen leichter zu bewältigen.

Zu guter Letzt: In einem Blogpost lassen sich diese einzelnen Schritte natürlich nur streifen. Falls Sie sich konkret mit einer CMS-Einführung beschäftigen, empfehlen wir Ihnen deshalb unser Whitepaper „Einführung eines Redaktionssystems – ganz einfach“ (Teil 3 unserer Reihe zu Redaktionssystemen). Dort geben wir Ihnen weiterführende Information für Ihr CMS-Projekt. Gerne können Sie aber auch unsere Mitarbeiter kontaktieren und so von unserer Erfahrung bei der Einführung von CMS-Systemen profitieren.

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