Herausforderungen in der Technischen Dokumentation – und wie man sie bewältigt

Die Technische Kommunikation ist weder eintönig noch langweilig. Im Gegenteil: Technische Redakteure müssen Kreativität an den Tag legen und haben den Finger am Puls der Zeit. Sie müssen die neuesten EU-Richtlinien und Sicherheitsstandards kennen und den technologischen Fortschritt genau im Blick behalten.  

Außerdem haben Technische Redakteure einen direkten Draht zu Abteilungen wie die Produktentwicklung und wissen genau, was Anwender brauchen, um sicher und effizient zu arbeiten. All das sorgt für Abwechslung im Bereich der Technischen Kommunikation – und stellt Technische Redakteure und ihre Vorgesetzten vor große Herausforderungen. 

Leiter der Technischen Dokumentation im Maschinen- und Anlagenbau und ihre Teams haben den Anspruch, ihren Kunden umfassende und verständliche Informationen über Nutzung, Wartung und Reparatur ihrer Produkte zu bieten. Doch verschiedene Entwicklungen erschweren diese Aufgabe zunehmend. 

1. Komplexität von Informationen: Mit fortschreitender Digitalisierung werden auch Maschinen und Anlagen komplexer. Gleichzeitig werden die Richtlinien für Produkte und produktbegleitende Informationen immer strenger. Der Erklärungsbedarf gegenüber dem Anwender ist groß. Für die Technische Dokumentation steigt dadurch der Aufwand bei der Überführung von komplexen Informationen in eine verständliche und präzise Kommunikation.  
2. Wachsende Ansprüche der Anwender: Betreiber von Maschinen und Anlagen möchten Probleme lösen und keine dicken Handbücher wälzen. Die Kunden der Hersteller erwarten, dass ihnen Informationen in verschiedenen Formaten zur Verfügung stehen und sie ohne Umwege Antworten auf ihre Fragen finden. Statt reiner Wissensvermittlung ist flexibles Wissensmanagement von Redaktionen gefordert.  
3. Zunehmende Internationalisierung: Immer mehr Hersteller bedienen Kunden an verschiedenen Orten der Welt. In diesem globalen Marktumfeld ist es häufig erforderlich, Technische Dokumentationen in mehrere Sprachen zu übersetzen und an verschiedene Märkte anzupassen. Dafür sind Übersetzungen und Lokalisierungen notwendig.  
4. Steigender Zeit- und Kostendruck: Das Erstellen und Aktualisieren der Technischen Dokumentationen kostet Zeit, insbesondere wenn es manuell durchgeführt wird. Doch aufgrund von Fachkräftemangel und steigendem Kostendruck stehen Technischen Redakteuren dafür oft nur begrenzte Ressourcen und wenig Zeit zur Verfügung.  
5. Aufwendige Katalogerstellung: Ein Flaschenhals im Prozess der Technischen Dokumentation ist oft die Erstellung von Ersatzteilkatalogen. Daten müssen aus verschiedenen Quellen konsolidiert werden, was Zeit und Nerven kostet. Müssen Kataloge dann auch noch für verschiedene Medien und Sprachen erstellt werden und verzögert sich die Freigabe durch sperrige Prozesse, drohen Umsatzeinbußen beim Hersteller und Unzufriedenheit bei den Anwendern. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, müssen Technische Redakteure nicht nur ihre Arbeitsweise anpassen, sondern auch neue Kompetenzen entwickeln. Denn laut der Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. ändern sich nicht nur die Kanäle und Formate, in denen Inhalte bereitgestellt werden, sondern auch die Art, wie sie erstellt werden. 

Technische Redaktionen müssen unter anderem Wissen in folgenden Bereichen aufbauen:  

• Content Strategy 
• UX-Writing 
• Nutzung von Voice Bots oder Virtual Reality 
• Informationsarchitektur 
• Einsatz von Metadaten 
• Projektmanagement 
• Agile Projektmethoden 
• Datenmanagement 
• Datenschutzgrundlagen  
• Digitale Content-Bereitstellung 

Die Experten der Technischen Dokumentation wollen vor allem eins: ihren Job erledigen. Damit sie trotz immer neuer Herausforderungen und dem Anspruch, neue Fähigkeiten zu erlernen, genug Zeit dafür haben, sorgen die drei folgenden Strategien für mehr Produktivität und Entlastung. 

• Standardisierung von Prozessen: Durch standardisierte Dokumentationsprozesse erzielen Technische Redaktionen Effizienzsteigerungen und verbessern die Qualität ihrer Arbeit. Eine saubere Datenbasis, klare Richtlinien und definierte Workflows sind die Basis für eine konsistente und strukturierte Technische Doku. 
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Ein nahtloser Austausch innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen steigert die Produktivität. Durch regelmäßiges Feedback und einen reibungslosen Informationsfluss lassen sich Missverständnisse und Engpässe vermeiden. Das verbessert die Qualität der Dokumentation. 
• Automatisierung per Software: Für standardisierte Prozesse und Schnittstellen zu anderen Abteilungen ist Software der Schlüssel. Daten lassen sich damit schnell und sauber austauschen, manuelle Aufgaben sind im Handumdrehen automatisiert und die Bereitstellung von zielgruppenorientierten Technischen Dokumentationen erfolgt mit wenigen Klicks. 

Eine Lösung, um die größten Herausforderungen der Technischen Dokumentation zu bewältigen, ist der Einsatz einer Software wie Quanos SIS.one: Das Ersatzteilkatalogsoftware bietet umfassende Funktionen für die Technische Dokumentation und unterstützt Redakteure bei der Erstellung und Verwaltung digitaler Ersatzteilkataloge.  

Große und komplexe Datenmengen zu unterschiedlichen Maschinen und Anlagen lassen sich damit effizient verarbeiten und aufbereiten. Dank automatisierter Prozesse und vereinfachten Freigaben passieren weniger Fehler. Die Qualität der Ersatzteildokumentation steigt, während der Aufwand für die Erstellung sinkt.  

Im zweiten Artikel dieser Reihe erfahren Sie, wie die Software für die Erstellung digitaler Ersatzteilkataloge Ihnen konkret im Alltag hilft.