So reagieren Sie in der Technischen Redaktion auf neue EU-Vorgaben

Die Technische Dokumentation wird in der Zukunft mit neuen und umfangreicheren Aufgaben betraut sein. Grund dafür sind eine Reihe von EU-Richtlinien und -Verordnungen, die sich aktuell auf dem Gesetzesweg befinden oder bereits in Kürze in Kraft treten, beispielsweise die Maschinen- und die Ökodesign-Verordnung oder auch die neue KI-Verordnung.

Im ersten Blogbeitrag unserer zweiteiligen Serie sind wir im Detail auf jene EU-Rechtsvorschriften eingegangen, die sich derzeit oder in naher Zukunft auf die Arbeit in Technischen Redaktionen auswirken.

In unserem Quanos-Webinar „Rechtliche Veränderungen in der Technischen Dokumentation“ hat Roland Schmeling, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Schmeling + Consultants, einige Empfehlungen dazu ausgesprochen, wie Sie dieser Dynamik als Unternehmen und insbesondere als Technische Redaktion begegnen können. Seine wichtigsten Punkte im Überblick:

Product Compliance

Falls es sie in Ihrem Unternehmen noch nicht gibt: Führen Sie eine aktive Product Compliance ein, die die rechtlichen Vorgaben und ihre Veränderungen im Blick behält. Ein zentrales Anforderungsmanagement kann diese Rolle ausfüllen.

Zielgruppenanalyse

Analysieren Sie Ihre Zielgruppen. Mit den digitalen Möglichkeiten ändert sich das Mediennutzungsverhalten. Auf welchem Weg möchten Ihre Kunden technische Dokumente erhalten? Kennen Sie künftige Anforderungen und Erwartungen Ihrer Kunden und Anwenderinnen?

Verzahnung von Medien

Daran schließt sich die Frage an: Wie bereiten Sie die Informationen auf all Ihren Kanäle in geeigneten Formaten auf? Auch die Verzahnung von Medieninhalten wird wichtiger werden, um Kunden beispielsweise vom Etikett am Produkt zur Herstellerwebsite zu führen. Zudem verzahnen sich Produkte zunehmend mit den Informationen, weshalb beide koordiniert weiterentwickelt werden müssen.

Automatisierung

In Zeiten des Fachkräftemangels und sinkender Studierendenzahlen im Fach Technische Kommunikation sollten Sie die Chancen der Automatisierung nutzen. Künftig wird es kaum mehr möglich sein, in der Technischen Redaktion mit reinen Textverarbeitungsprogrammen zu arbeiten. Dabei muss die Tool-Landschaft der Technischen Kommunikation zunehmend die unternehmensweite Systemlandschaft integriert sein.

Mitarbeiterqualifizierung

Setzen Sie auf Weiterbildung. Es entstehen neue Rollen und Aufgaben, für die Sie qualifiziertes Personal benötigen und welches Sie zunehmend aus verschiedensten Bereichen rekrutieren werden.

„Single Source“

Bringen Sie Ihre unternehmensinternen Datenpools zusammen, um eine einzelne Datenquelle zu schaffen. Ohne Terminologie und Ontologien als gemeinsame Sprache wird dies nicht funktionieren.

Qualitätssicherung

Richten Sie ein umfassendes Qualitätsmanagement ein, das die Einhaltung aller Anforderungen prüft und sich nicht auf sachliche Richtigkeit in technischen Dokumenten beschränkt. Nur umfassend qualitätsgesicherte Informationen halten der Vielschichtigkeit künftiger Anforderungen stand.

Organisationsmodell

Überdenken Sie Ihr aktuelles Organisationsmodell in der Technischen Redaktion und passen Sie es so an, dass Sie die anstehenden Herausforderungen gut vorbereitet angehen können. Über welche Ressourcen verfügt Ihre Technische Redaktion? Wie ist sie organisiert? Welche Assets und Datenpools betreibt sie? Welche Tools nutzt sie? Welche Produkte erstellt und pflegt sie, welche Leistungen erbringt sie, und wie setzt sie ihre Ressourcen dafür ein? Betrachten Sie Ihre Organisation auch über Abteilungsgrenzen hinweg.

Fazit: Nehmen Sie die Herausforderung an!

Mit den bereits verabschiedeten und geplanten Vorhaben reagiert die Europäische Kommission auf ein Marktumfeld, das sich aktuell massiv verändert. Für Unternehmen und Technische Redaktionen bedeutet dies neue Herausforderungen. In weiser Voraussicht sollten Sie sich schon heute aktiv mit diesen Entwicklungen auseinandersetzen, die Strategiearbeit anpacken und sich dafür zeitliche Freiräume im beruflichen Alltag schaffen. Nur so werden Sie praktische Lösungen entwickeln, die dann bereitstehen, wenn Sie sie wirklich brauchen.