Teil 2: Interaktiver Ersatzteilkatalog – Schluss mit manuellen Daten

Beim Erstellen und Publizieren von Ersatzteilkatalogen für ihre Maschinen und Anlagen stehen Hersteller immer wieder vor den gleichen Herausforderungen. Besonders kritisch sind dabei die Themen Daten, Aktualität und Effizienz.  

Das Problem: Die Informationen für Ersatzteile stammen oft aus unterschiedlichen Quellen. In analogen Ersatzteilkatalogen laufen Daten zwar zentral zusammen, allerdings fehlt die Verknüpfung zu Backendsystemen wie ERP oder PDM. Werden Kataloge zudem nicht online, sondern als PDF oder Druckexemplar veröffentlicht, ist eine Aktualisierung der Daten nahezu unmöglich. Betreiber haben deshalb nicht immer und überall Zugriff auf aktuelle Ersatzteilinformationen. 

Im Folgenden beleuchten wir die größten Herausforderungen bei der Erstellung und Publikation von Ersatzteilkatalogen und klären, ob die Einführung eines interaktiven Ersatzteilkatalogs diese Hürden meistern kann.

Ein Ersatzteilkatalog lebt von Daten. Die größte Hürde bei der Katalogerstellung ist die Zusammenführung aller benötigten Informationen aus verschiedenen Quellen: 

• Bei der Zusammenstellung von Daten sind Katalogersteller auf die Zuarbeit aus unterschiedlichen Abteilungen angewiesen.  
• Unternehmensdaten sind heute oft noch nicht zentral verfügbar, sondern auf unzähligen Rechnern, Servern und Datenträgern verteilt.  
• Insbesondere, wenn Daten unvollständig geliefert werden, verzögert sich die Erstellung von Katalogen.  
• Sitzt dem Ersteller auch noch eine Deadline im Nacken, weil der Servicetechniker dringend auf die Daten angewiesen ist, wird die Katalogerstellung schnell zur Zerreißprobe.  

Werden Ihre Unternehmensdaten in verschiedenen Systemen gepflegt und aus unterschiedlichen Quellen gespeist, ist das für moderne Katalog-Software kein Problem: 

• Alle relevanten Daten für die Erstellung des Katalogs werden an einem zentralen Ort in einem Datenpool konsolidiert und strukturiert.  
• Die Daten-Übertragung erfolgt nicht nur in eine Richtung: Alle Daten, die in den Ersatzteilkatalog einfließen, sind bidirektional miteinander verknüpft.  
• Das Endergebnis ist sofort sichtbar. Falls notwendig, können Daten sofort manuell nachbearbeitet werden. 

Der Ersatzteilkatalog wird so zur „Single Source of Truth“ und lässt sich auf Wunsch um technische Dokumente, Schaltpläne und Zeichnungen ergänzen.

Ist ein Katalog erstellt und publiziert, müssen die Daten auf dem neuesten Stand gehalten werden. Denn Techniker und Servicemitarbeiter, die mit dem Ersatzteilkatalog arbeiten, können die Probleme ihrer Kunden oder ihres Arbeitgebers nur mit korrekten und aktuellen Informationen lösen.  

Bei Ersatzteilkatalogen im PDF- oder Printformat sind Aktualisierungen allerdings aufwendig und zeitintensiv. 

Besonders kritisch: Ist ein Ersatzteilkatalog in verschiedenen Sprachen erforderlich, wird in der Regel für jedes Medium und jede Sprache ein eigener Katalog erstellt. Das erhöht den Aufwand für Aktualisierungen um ein Vielfaches.  

Ein interaktiver Ersatzteilkatalog erlaubt es, alle relevanten Informationen aus einem System heraus in verschiedene Medien zu publizieren und sie sogar für unterschiedliche Anwender anzupassen. Ändern sich die Daten im Quellsystem, lässt sich der digitale Ersatzteilkatalog automatisch aktualisieren. 

Anpassungen können für alle Medien zentral vorgenommen werden. Redundante, fehlerhafte und unnötige Informationen gehören damit der Vergangenheit an und der Aufwand für Aktualisierungen sinkt auf ein Minimum. Im Ergebnis verbessert sich dadurch die Qualität Ihrer Servicedokumentation.

Manuelle Ersatzteilkataloge sind nicht mehr zeitgemäß. Sie sind fehleranfällig und bieten nicht die Funktionalitäten, die Servicetechniker und Maschinen- und Anlagenbetreiber heute für ihre Arbeit benötigen.  

Vor allem aber kosten sie Hersteller viel Zeit und Nerven. Denn selbst wenn routinierte Mitarbeiter einen manuellen Ersatzteilkatalog in kürzester Zeit erstellen, ziehen Anpassungen von Grafiken oder das Einsammeln von Daten den Prozess in die Länge. 

Stunden- oder wochenlange Prozesse für die Katalogerstellung lassen sich mit digitaler Hilfe auf wenige Minuten verkürzen. Eine Katalog-Software schenkt Ihnen durch effiziente Erstellungs- und Pflegeprozesse mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft. 

Der Effizienzvorteil beschränkt sich dabei nicht auf die Erstellung. Auch das Publizieren wird einfacher: Mit einer Katalog-Software können Sie Ihren Ersatzteilkatalog online im Internet und Intranet oder auf modernen Datenträgern wie USB veröffentlichen.  

Auch Papierkataloge lassen sich automatisiert und nahezu auf Knopfdruck publizieren. Sie können sogar aus einem bestehenden Katalog einen Internetkatalog generieren.

Digitale Ersatzteilkataloge bringen zahlreiche Effizienzvorteile und erhöhen die Transparenz über Ersatzteilinformationen. Das erleichtert die Arbeit von Betreibern und erlaubt es ihnen, noch besseren Service anzubieten.  

Auch Betreiber und Servicetechniker profitieren von digitalen Ersatzteilkatalogen. Sie erhalten genau die Informationen, die sie benötigen und können sich auf deren Aktualität verlassen. Ist der Ersatzteilkatalog an einen Webshop angebunden, wird nicht nur das Identifizieren, sondern auch das Bestellen von Ersatzteilen zum Kinderspiel. 

Der Umstieg von analogen auf digitale Ersatzteilkataloge ist in nur 4 Schritten erledigt. Der schnelle Einstieg sorgt dafür, dass sich umgehend bessere Ergebnisse erzielen lassen.  

Hersteller und Betreiber von Maschinen und Anlagen, die Ersatzteilkataloge bisher manuell erstellt haben, können langwierige Arbeitsschritte endlich hinter sich lassen. Das gibt ihnen Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, den Service weiter zu digitalisieren oder neue Geschäftsmodelle zu realisieren.