Güdel Group AG

Endlich alles im Flow: Ein zentraler Ort für die Technische Dokumentation – mit Headless Content Delivery

Das Schweizer Unternehmen Güdel ist Spezialist, wenn es um industrielle Automatisierung und fließende Prozesse geht. Damit auch in der Technischen Dokumentation des Herstellers alles fließt, suchte er eine zentrale Informationsplattform – und wurde bei Quanos fündig.

Güdel Group: Bewegende Produkte für die Automatisierung

Seit sieben Jahrzenten bringt Güdel Bewegung in die industrielle Automatisierung. Das Familienunternehmen aus Langenthal in der Schweiz entwickelt mit Unterstützung von rund 1.000 Mitarbeitenden intelligente Technologien, die Industrieprozesse automatisieren und optimieren.

Der Ursprung des Unternehmens liegt in der Herstellung von Zahnstangen und Ritzeln. Heute umfasst das Portfolio unter anderem Linearführungen, Getriebe, Verfahrachsen für Roboter, Portalsysteme und Pressenverkettungen. Zudem entwickelt das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Kundenanforderungen.

Das umfangreiche Produktportfolio der Schweizer bringt die Automatisierungstechnik in Bewegung. Ziel ist es, Ausfälle und Reibungsverluste auf ein Minimum zu reduzieren und Anlagenbetreibern flüssige, zuverlässige und effiziente Produktionsprozesse zu ermöglichen.

 

Herausforderungen: Fünf Standorte, fünf Dokumentationsprozesse

Während Güdel die Prozesse der Kunden in den Flow brachte, waren die eigenen Prozesse in der Technischen Dokumentation jedoch ins Stocken geraten. Insgesamt fünf Redaktionsstandorte in unterschiedlichen Zeitzonen versorgen Techniker und Kunden mit allen notwendigen Informationen über Maschinen und Komponenten. Da die Teams jedoch keine zentrale Datenablage nutzten und mit Zeitverschiebung und mangelnder Manpower kämpften, entstanden Datensilos, Altdaten und Ineffizienz.

Jürgen Stitz, Manager Documentation bei der Güdel AG, beschreibt die damit einhergehenden Probleme: „Es kam vor, dass unsere Redaktionen Inhalte mehrfach erstellt haben und wir unseren Content nicht wiederverwerten und weiterentwickeln konnten.“ Der fehlende Überblick über die Inhalte der verschiedenen Redaktionsstandorte wurde langsam, aber sicher zu einem ernsthaften Problem.

„Wir haben in Langenthal ein gut strukturiertes Archiv mit PDF-Dateien, das bis ins Jahr 2007 zurückreicht. Für unsere Kunden und den Service sind diese Bestandsdaten Gold wert“, sagt Stitz und ergänzt: „Theoretisch war es möglich, sie schnell zur Verfügung zu stellen – praktisch scheiterte es aber oft an der fehlenden zentralen Datenablage. Allein am Hauptsitz in Langenthal waren die Redakteure jedes Jahr rund 200 Stunden damit beschäftigt, Informationen und Dokumente zu suchen.“

Anforderungen und Ziele: Single Source of Truth für die Dokumentation

Um die internen Prozesse effizienter zu gestalten, verfolgte Güdel das Ziel, bestehende und neu generierte Dokumentationen im PDF- und zukünftig auch im HTML-Format zentral auf einer Plattform und 24/7 verfügbar zu machen. 

2021 hat Güdel dafür bereits die Grundlage geschaffen. Seitdem liefert das Unternehmen Produkte mit einem QR-Code aus, der den Zugriff auf die Technische Dokumentation erlaubt. Für die geplante Plattform ergab sich daraus ein wichtiger Vorteil: „Wir wissen in 30 bis 40 Prozent der Fälle gar nicht, wo unsere Maschinen nach der Integration in eine größere Anlage stehen“, erklärt Stitz. Über den QR-Code können sich die Endkunden registrieren, um Serviceinformationen zu erhalten, und gleichzeitig erhält Güdel dadurch bessere Daten über den Standort und die Nutzung seiner Produkte.

Mit diesen Informationen hat der Service die Möglichkeit, den Endkunden maßgeschneiderte Dienstleistungen und Verträge anzubieten. Wichtig dabei: Die Rechtevergabe muss sauber funktionieren, damit Kunden nur die Informationen sehen, die für sie bestimmt sind.

Der Plan war es, eine Single Source of Truth zu schaffen, in der auftragsbezogene Daten aus SAP mit der Technischen Dokumentation verknüpft werden. Dafür war es wichtig, Metadaten möglichst automatisiert zu generieren. Die Dokumente, die durch die Verknüpfung von auftragsbezogenen Daten aus SAP und Technischer Doku entstehen, sollten schließlich auch in anderen Systemen nahtlos zur Verfügung stehen.

Lösung und Umsetzung: Mit einem Headless InfoTwin in die vernetzte Doku-Zukunft

Als Softwarepartner für das Projekt wählte Güdel die Experten von Quanos. Nachdem sich das Projekt durch die Pandemie zunächst verzögerte, nahm es 2022 wieder Fahrt auf, als die Geschäftsleitung den Digitalisierungskurs im Unternehmen ausrief. Die Abteilung von Jürgen Stitz bekam als erste grünes Licht, da sie das überzeugendste Digitalisierungskonzept vorgelegt hatte.

Nur zwei Jahre später, im April 2024 ging die Applikation myDocuments auf der Kundenplattform myGüdel live, mit der Stitz und sein Team die gesteckten Ziele erreicht haben. Als Basis für die Applikation dient der Quanos InfoTwin, der im Backend als Headless Content Delivery fungiert, so dass Güdel eigene Applikationen darauf aufsetzen kann.

Damit in das Portal für die Technische Dokumentation auch bestehende Informationen fließen können, ermöglichte Quanos den Datentransfer der bisher genutzten Fileshare-Software über einen Spooler, der Teil des InfoTwins ist. Das Programm matcht Metadaten aus SAP mit PDFs aus dem Dokumentenarchiv von Güdel.

Zunächst transferierten die Partner etwa 60.000 Dokumente über den Spooler und holten dann im Rahmen von Tests das Feedback der künftigen Nutzer am Hauptsitz und in anderen Ländern ein. „Dabei hat uns Tim Rausch, Customer Success Manager bei Quanos, mit seinem Team sehr geholfen“, lobt Jürgen Stitz die Zusammenarbeit. „Mit vereinten Kräften haben wir zwischenzeitlich mehr als 100.000 Dokumente auf die neue Plattform transferiert.“

Um darauf zugreifen zu können, müssen die Kunden lediglich den QR-Code auf dem Typenschild ihrer Maschine scannen und sich bei myGüdel anmelden. Über die Applikation myDocuments, die die Anleitungen zu einer Maschine bündelt, fragt das Portal Informationen beim InfoTwin ab, die dem Kunden dann in myGüdel als PDF zur Verfügung stehen.
 

Ergebnis: Erhebliche Entlastung für Techniker, Redakteure und Kunden

Seit der Einführung von myGüdel und der Automatisierung von Dokumentationsprozessen haben die Nachfragen für Nachlieferungen von Dokumenten stark abgenommen – die Redaktionen und das Service-Personal an den fünf Güdel-Standorten können jetzt unabhängig von Anwesenheiten und der Zeitverschiebung ihre Recherchen selbst durchführen.

„Der Plan, eine Single Source of Documentation einzurichten, ist aufgegangen, und wir konnten Datensilos und damit verbundene Ineffizienzen erfolgreich überwinden“, sagt Jürgen Stitz.

Er erklärt: „Dokumente aus InfoTwin können jetzt über Systeme wie Salesforce abgeholt werden. Unsere Kunden können über den QR-Code an ihrem Güdel-Produkt direkt und digital auf die Technische Dokumentation zugreifen.“ Damit ist der Hersteller aus der Schweiz bereits jetzt bestens für die EU-Maschinenverordnung gerüstet, die ab 2027 die digitale Auslieferung der Kundendokumentation auch offiziell zulassen wird.

„Die Umsetzung von myGüdel mit Unterstützung von Quanos ist so gut gelaufen, dass andere Abteilungen bereits Interesse angemeldet haben und sich nun für ihre eigenen Dokumente und Informationen ebenfalls eine Lösung auf Basis des InfoTwin wünschen“, fasst Jürgen Stitz zusammen.