Trotz schwacher Konjunktur fehlen in Deutschland Fachkräfte. 28 Prozent der befragten Unternehmen gaben 2025 in einer ifo-Konjunkturumfrage an, nicht ausreichend qualifizierte Arbeitskräfte zu finden. In der Industrie war jedes fünfte Unternehmen betroffen. Aufgrund des demografischen Wandels dürfte sich das Problem in Zukunft weiter verschärfen.
Auch im Bereich After-Sales kämpfen Unternehmen mit den Folgen des Fachkräftemangels. Hinzu kommt: Viele Maschinenbauer sind dazu übergegangen, die Leistung ihrer Produkte zu verkaufen statt die Produkte selbst. Damit verlagert sich der Arbeitsaufwand von den Anlagenbetreibern zu den Herstellern. Doch wenn Fachkräfte für Service, Wartung und Instandhaltung fehlen, sind die Ressourcen in den Serviceabteilungen schnell aufgebraucht.
Ein weiteres Problem neben dem Fachkräftemangel: Die Prozesse im Service sind in vielen Unternehmen nicht auf Effizienz optimiert, die notwendigen Informationen nicht an einer Stelle zentral gebündelt und aktuell verfügbar.
Wie sieht Informationsbeschaffung für Servicetechniker typischerweise aus?
In der Praxis haben es Servicetechniker oft nicht leicht, an Informationen zu gelangen, wie das folgende Beispiel zeigt:
- Auf der Suche nach einem Ersatzteil für eine Maschine schickt der Techniker ein Foto des Bauteils per E-Mail oder per WhatsApp an die Kollegen im Büro. Bevor er seine Arbeit fortsetzen kann, muss er auf Antwort warten.
- Nun sind die Kollegen im Büro ihrerseits mit der Suche nach dem passenden Ersatzteil beschäftigt. Sie müssen ihre eigenen Aufgaben ruhen lassen. Einige Programme, in denen Service-Informationen stecken, erfordern aufgrund langer Ladezeiten viel Geduld.
- Besonders schwierig wird es, wenn keine Informationen darüber vorhanden sind, ob die Maschine schon einmal gewartet wurde oder wenn sich die gesuchten Informationen auf mehr als ein System verteilen.
All diese Schritte und Herausforderungen kosten wertvolle Zeit. Das bremst nicht nur den Service aus, sondern auch die Kunden von Maschinen- und Anlagenbauern. Ausfallzeiten erhöhen sich und die Kundenzufriedenheit sinkt.
Mehr Effizienz mit den richtigen Tools im After-Sales & Service
Die Digitalisierung bietet die Chance, Mitarbeiter im Arbeitsalltag zu entlasten und Prozesse zu beschleunigen. Im After-Sales stehen die passenden Werkzeuge bereit. Dazu gehören Software-Lösungen, die das Ersatzteilmanagement vereinfachen und Serviceinformationen digital bereitstellen. Die Vorteile: Die Bearbeitungszeiten sinken, die Teamzusammenarbeit gelingt nahtlos und Service-Einsätze lassen sich effizient planen und durchführen. Um die richtige Software auszuwählen, helfen Ihnen die folgenden Fragen:
- Welche Ressourcen sind notwendig, um das neue Tool einzuführen?
- Was benötigen Mitarbeiter in einzelnen Abteilungen, um ihre Arbeit selbst bei nicht ausreichender Teamstärke erledigen zu können? Hier hilft eine Liste mit den Mindestanforderungen.
- Was ist in Bezug auf die Datensicherheit zu beachten? Die eingesetzte Software muss gerade in kritischen Bereichen den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen.
- Erfüllt das Tool mehr als nur einen Zweck? Im Idealfall wählt das Management eine Software, die verschiedene Bereiche des Unternehmens vernetzt und als Basis für neue Geschäftsmodelle dient.
- Wie leicht lässt sich die Software verwenden? Je intuitiver sie ist, desto niederschwelliger der Einstieg und desto höher ist die Akzeptanz neuer Programme und Apps bei den Mitarbeitern.
Welche Anforderungen die Mitarbeiter in After-Sales & Service an Software stellen
Bei der Auswahl sollten Sie nicht außeracht lassen, was Mitarbeiter benötigen, um effizient mit einer Software arbeiten zu können.
Einfacher Zugriff auf Informationen
Servicetechniker sind immer auf Achse. Vor Ort bei ihren Kunden können sie ihre Arbeit am besten erledigen, wenn ihnen Informationen über Maschinen, Ersatzteile und Komponenten direkt zur Verfügung stehen.
Remote Worker benötigen Technologien wie Augmented Reality, um ihre Kunden bestmöglich und ortsunabhängig zu unterstützen. Auch hier spielt der Zugriff auf verschiedene Serviceinformationen eine große Rolle.
Auf digitale Ersatzteilkataloge und Service-Informationssysteme greifen Servicetechniker rund um die Uhr und remote zu. So ist gewährleistet, dass kein Leerlauf entsteht und die Daten im System stets aktuell sind.
Vernetzte Informationen
Informationen für den Service stehen heute an verschiedenen Stellen im Unternehmen bereit und werden für immer mehr Abteilungen und auch für die Kunden relevanter. Damit Servicetechniker und Supportmitarbeiter keine Zeit mit der Suche nach Daten oder dem Abgleich widersprüchlicher Informationen verschwenden, müssen Datenquellen wie ERP-Systeme, Webshops und Online-Ersatzteilkataloge miteinander verbunden sein. Die richtige Software und ein intelligentes Datenmanagement ermöglichen es, Informationen zusammenzuführen und sie stets aktuell zu halten.
Intuitive search functions
Software only makes a service team’s work easier if it takes them straight to the information they need. Ideally users won’t need to wade through pages of instructions in order to search for an item in a digital spare parts catalog, for example. Well-designed user interfaces and intuitive functions take service technicians and customer support teams to the machine or spare parts information they need via the fastest route possible.
Intelligent assistance functions
In the consumer sector, artificial intelligence, algorithms, and chatbots are already helping online shoppers find the right product faster, and sellers are reaping the rewards when they click “Buy”. Modern assistants are also giving service technicians a hand and taking a significant amount of work off their plate.
Save time with interactive spare parts catalogs
An interactive spare parts catalog is the simplest way to make a service team’s work focused and efficient by combining service-focused parts lists with drawings from PDM and CAD systems. Service technicians can thus find the information they need on the spot to quickly resolve their customers’ problems.
How does existing data come into play when using a spare parts catalog?
- Data from various systems is imported via interfaces and structured using data optimizers where needed.
- The know-how stays in the source systems and security is the top priority when data is transferred, ensuring that data can be safely read and edited without being corrupted.
- Does this create a parallel world where double data maintenance is required? Far from it—this is actually the starting point for a “living system” where existing data is optimized based on algorithms and kept continually up to date.
A digital spare parts catalog has significant advantages over some complex tools in other departments, including that it’s an intuitive tool. Most people don’t need a lot of time to learn it and there’s no programming or extensive training involved. Because many companies already have the bulk of the information to hand, the first version is ready to go in no time.
Even a company’s very first spare parts catalog will save service technicians precious time that they would otherwise have spent searching. In other words, the investment pays off right from the start and companies don’t need to worry about rising costs for spare parts catalogs, even if service inquiries increase dramatically.
Full functionality with the digital twin for aftersales & service
Companies that are looking to alleviate the impacts of the skills shortage while also moving ahead with their digital transformation will find multifunctional software to be a worthwhile investment—and Quanos InfoTwin is a perfect example. The modular and standardized cloud solution networks information from technical documentation, spare parts management, and other sources to create a digital twin for aftersales & service.
Quanos InfoTwin is easy to use and boosts productivity by offering a range of efficiency advantages:
- New employees can get up to speed more quickly.
- Data is available anytime and anywhere, but is still protected against unauthorized access.
- The database is always up to date thanks to synchronization with other systems in the company.
- Easy-to-understand functions and clear user interfaces make work easier.
- Search functions and smart assistants save service employees time.
By opting for Quanos InfoTwin, you create a modern working environment for your aftersales & service team that’s ready for whatever the future has in store. You’ll be up and running with this cloud solution in no time, so your employees will benefit from added efficiency from day one—which means they can focus on your customers’ needs again and continue to build your service portfolio.