Warum ist es so schwer an Budget zu kommen?
Schwierigkeiten an Budgets zu kommen, kennen viele Redaktionen. Das hat zunächst einmal mit einem kulturellen Grund zu tun. Technische Redaktionen sind organisatorisch eine der neueren Unternehmenseinheiten. Viele Manager „vom alten Schlag“ sind in einer Welt groß geworden, in der Technische Redaktion nur eine Aufgabe war, die „irgendwo“ erledigt wurde.
Technische Dokumentation drängt sich diesen Leitungsverantwortlichen deshalb nicht direkt als Managementaufgabe auf. Dem steht allerdings entgegen, dass sich Technische Redaktion in den letzten 15 bis zwanzig Jahren hochgradig professionalisiert hat. Auch die Aufgaben sind komplexer und vielfältiger geworden. Aus Sicht der Redaktionen besteht dementsprechend ein hoher Managementbedarf.
Es ist deshalb eine strategische Aufgabe für Technische Redaktionen, mit ihren Leistungen im Unternehmen sichtbarer zu werden. Das ist allerdings nicht ganz einfach. Denn oft wird die Dokumentation nur als Pflichtanforderung gesehen: Ohne sie kann ein Produkt zwar nicht auf den Markt kommen, aber sie leistet auch – vermeintlich – keinen Beitrag zum Erfolg des Produkts. Aus Managementsicht gilt es somit diesen Kostenblock möglichst gering zu halten.
Nutzen bewusst machen
Dies zeigt, dass es zwei Ansatzpunkte gibt, wie sich Budgets leichter verargumentieren lassen. Entweder senkt eine Investition die Kosten für die bestehenden Dokumentationsanforderungen. Oder sie generiert einen Nutzen, der bisher nicht vorhanden war oder aber noch nicht systematisch gesehen wurde.
Technische Redaktionen müssen also ihre Sichtbarkeit im Unternehmen deutlicher gestalten. Denn natürlich ist Technische Dokumentation weit mehr als nur ein unvermeidbarer Kostenblock. Technische Dokumentation kann tatsächlich selbst zu Kostensenkungen beitragen, z. B. durch die Vermeidung von Supportkosten oder Schulungsaufwänden. Auch die Funktion, das Unternehmen rechtlich bei Produktschäden abzusichern, ist im weitesten Sinne eine Maßnahme zur Kostensenkung. Denn der Dokumentation stehen Kosten für Versicherungen und Schadensfälle gegenüber.
Neben Kostensenkungen tragen Technische Redaktionen aber selbstverständlich auch zum Erfolg des Unternehmens bei. Sie liefern Material, das dem Vertrieb die Arbeit erleichtert und unterstützen mit ihrem Content die Marketingarbeit. Sie stellen ein wichtiges Element im Wissensmanagement des Unternehmens bereit und sorgen laufend im Rahmen ihrer Arbeit dafür, dass Daten aus anderen Datenquellen auf Validität geprüft werden. Oft kümmern sich Technische Redaktionen auch um das Terminologiemanagement im Unternehmen.