Getting Funding

Schwierigkeiten an Budgets zu kommen, kennen viele Redaktionen. Das hat zunächst einmal mit einem kulturellen Grund zu tun. Technische Redaktionen sind organisatorisch eine der neueren Unternehmenseinheiten. Viele Manager „vom alten Schlag“ sind in einer Welt groß geworden, in der Technische Redaktion nur eine Aufgabe war, die „irgendwo“ erledigt wurde.

Technische Dokumentation drängt sich diesen Leitungsverantwortlichen deshalb nicht direkt als Managementaufgabe auf. Dem steht allerdings entgegen, dass sich Technische Redaktion in den letzten 15 bis zwanzig Jahren hochgradig professionalisiert hat. Auch die Aufgaben sind komplexer und vielfältiger geworden. Aus Sicht der Redaktionen besteht dementsprechend ein hoher Managementbedarf.

Es ist deshalb eine strategische Aufgabe für Technische Redaktionen, mit ihren Leistungen im Unternehmen sichtbarer zu werden. Das ist allerdings nicht ganz einfach. Denn oft wird die Dokumentation nur als Pflichtanforderung gesehen: Ohne sie kann ein Produkt zwar nicht auf den Markt kommen, aber sie leistet auch – vermeintlich – keinen Beitrag zum Erfolg des Produkts. Aus Managementsicht gilt es somit diesen Kostenblock möglichst gering zu halten.

This shows that there are two approaches that make it easier to justify funding. Either an investment reduces the costs for the existing documentation requirements or it generates a benefit that did not previously exist or has not yet been viewed systematically.

Technical writing departments also need to significantly increase their visibility in the company. Because, of course, technical documentation is much more than just an unavoidable cost pool. Technical documentation can in fact contribute to reducing costs itself, such as by preventing support costs or training costs. The function of providing legal protection for the company in case of product damage is also a cost-saving measure in the widest sense, as the documentation stands in contrast to the costs for insurance policies and claims.

In addition to reducing costs, technical writing departments also contribute to the success of a company. They provide material that makes the sales department’s work easier and support the marketing team with their content. They play an important role in the knowledge management of the company and continuously ensure that data from other sources is checked for validity as part of their work. Technical writing departments also take care of terminology management within the company.

Dies zeigt, dass es zwei Ansatzpunkte gibt, wie sich Budgets leichter verargumentieren lassen. Entweder senkt eine Investition die Kosten für die bestehenden Dokumentationsanforderungen. Oder sie generiert einen Nutzen, der bisher nicht vorhanden war oder aber noch nicht systematisch gesehen wurde.

Technische Redaktionen müssen also ihre Sichtbarkeit im Unternehmen deutlicher gestalten. Denn natürlich ist Technische Dokumentation weit mehr als nur ein unvermeidbarer Kostenblock. Technische Dokumentation kann tatsächlich selbst zu Kostensenkungen beitragen, z. B. durch die Vermeidung von Supportkosten oder Schulungsaufwänden. Auch die Funktion, das Unternehmen rechtlich bei Produktschäden abzusichern, ist im weitesten Sinne eine Maßnahme zur Kostensenkung. Denn der Dokumentation stehen Kosten für Versicherungen und Schadensfälle gegenüber.

Neben Kostensenkungen tragen Technische Redaktionen aber selbstverständlich auch zum Erfolg des Unternehmens bei. Sie liefern Material, das dem Vertrieb die Arbeit erleichtert und unterstützen mit ihrem Content die Marketingarbeit. Sie stellen ein wichtiges Element im Wissensmanagement des Unternehmens bereit und sorgen laufend im Rahmen ihrer Arbeit dafür, dass Daten aus anderen Datenquellen auf Validität geprüft werden. Oft kümmern sich Technische Redaktionen auch um das Terminologiemanagement im Unternehmen.

Unfortunately, it is common for funding not to be approved despite plausible cost-benefit calculations. That may be due to the decision-maker not being convinced that the desired investment will work as planned, for example. But even then all is not lost.

It provides a good starting point to demonstrate that an investment fits into the overall corporate strategy and makes a significant contribution to this. A CMS makes an important contribution to the digitalization strategy of a company, for example. Translation memory systems or machine translation help with globalization. Terminology systems can help with the visibility of the company brand and the products. This puts your investment into a broader context, making it easier to approve.

However, you can also create a broader context yourself by considering how the planned investment will benefit other departments. Can the product data sheets now also be published in the online shop thanks to the new CMS? Are translated quick guides perhaps a good argumentation aid for sales in markets for which little marketing material can be produced?

There are many such examples of how additional benefits can be achieved in a company with product documentation. The more departments that are in favor of an investment, the more important it is to the company. This in turn can often lead to the budget being found.